テレワークでのビジネスメール例文…書き方ひとつで仕事が増える!?

テレワークでのビジネスメール例文

テレワークでのビジネスメール例文

インターネット環境さえ整っていれば、いつでもどこからでも相手に連絡がとれる電子メール(以下、メール)。手紙や電話と違って、手軽に利用できる連絡方法ですが、メールの内容や送り方によっては、相手に失礼を与えてしまうこともあります。また、反対に「ぜひ、この人と働きたい!」という良い印象を与えることもあるのです。

ネームバリュームを持たない在宅ワーカーにとっては、メールは大切な営業ツールの一つです。データやデザイン、文章などが“商品”であることの多い在宅ワークでは、いきなり大企業に飛び込み営業を行っても、取り合ってはもらえません。

私の体験をお話すると、それよりも、セミナーや交流会、知人の紹介で知り合った方へ、感じの良いごあいさつのメールを送った方がよっぽど仕事に結びつく確率が高いのです。今回は、在宅ワーカーに仕事を発注するクライアントにご意見を聞き、発注側から見た良い印象を与えるビジネスメール例をご紹介します。
   

「件名」は端的にわかりやすいものを

自分は自宅からメールを送信していても、相手は会社員。HTMLメールでの音楽や壁紙付きなどは一切不要です。

自分は自宅からメールを送信していても、相手は会社員。HTMLメールでの音楽や壁紙付きなどは一切不要です。

業種によっては、仕事の連絡方法の大半をメールで行っている人も多くなっています。多忙な人であれば、一日に100通以上のメールを処理しなければならない人もいるでしょう。そのなかで、確実にメールを読んでもらうためには、「件名」は重要な役割を持ちます。件名のタイトルには、一目見ただけでメールがどんな内容であるかわかるものにしましょう。

<例>
件名:○△取材 応募について
件名:オールアバウト様 記事広告取材について

また、重要な場合や、至急確認が必要な場合は、【】を利用しても見やすくて良いでしょう。自分の名前も入れておくと、さらに明確になります。急ぎの案件であったり、送付の確認が必要な場合は、メールを送ったあとに電話を入れるのも基本です。メールは相手の都合によっては、読まれずにそのままになってしまう可能性があることを忘れないでください。
あと、確実に開いてほしいからと何でも【重要】にしてしまうと、反対に逆効果になりますので注意が必要です。

<例>
件名:【重要】守秘義務契約書につきまして 宮田
件名:【至急】原稿ご確認のお願い
 

メールの流れを覚える

ビジネスでのメールにおいては、覚えておくと良いルールがあります。文書のように拝啓から始まる必要はありません。

【メールの流れ】
宛先:○○会社 △△ 様
挨拶:お世話になっております/はじめてご連絡いたします。
名乗る:オールアバウトの宮田と申します。
お礼:このたびはご連絡をいただきありがとうございました。
本文:○○の件につきまして~
結び:宜しくお願いいたします。/ご連絡をお待ちしております。
署名:名前、メール、携帯電話などの連絡先

このメールの流れは、案件内容は違っていても、ほとんどのメールで使用ができますので、メールの書き方に自信がない方は、ぜひ覚えてください。

また、署名は大袈裟に言えば、次の仕事がくるかこないかを握る大切なポイントともいえます。以下がポイントになります。

・署名には必ず連絡がつきやすい番号を入れる。
急に依頼したい案件が入ったときに、名刺よりも先にメールでの署名から連絡が入ります。仕事のやりとりはメールが主だとしても、まずは電話で仕事を請けてもらえるかを確認する場合もありますので、すぐに自分が対応できる電話番号を書いてください。

・長いバージョンと短いバージョンを使いわける
名前、住所、電話番号、FAX、メール、ホームページと、毎回何段にも分かれた署名を使用するのがイヤな場合は、短いバージョンを作っておくと便利です。私も同じ案件名で二度目のやりとりからは、名前、メール、連絡先のみの署名を使用しています。

・FacebookやTwitterのアカウントはさりげなく
仕事用にFacebookなどのアカウントを作成しているのであれば、署名に掲載しても問題ないと思います。ただし、プライベート限定で楽しんであれば、掲載は不要。クライアントに友だち申請をされても構わない場合のみ、さりげなく署名に入れることをオススメします。
 

本文にはネガティブな表現を使わないこと

自宅からメールをすると、つい気軽な文章になりがちに。送信するときは十分に注意を

自宅からメールをすると、つい気軽な文章になりがちに。送信するときは十分に注意を

それでは、本文にはどのような文章を書けば、好印象になるのでしょうか。文章の内容は、案件によりさまざまですが、表現を工夫することで、相手への伝わり方は大きく異なってきます。まずはマイナスとなってしまう文章から見ていきましょう。

悪い印象:
すっかり忘れておりました/送ったものだと思っておりました
良い印象:
失念しており大変申し訳ありませんでした。

小さなことでも相手に謝罪しなければならない場合は、打ち解けた相手であっても、丁寧な言葉を選んだ方が、相手の印象は良くなります。間違っても、「わかっているものだと思った」などのような、自分のミスを他人へ転換させるような表現は、かえって怒りをかってしまいますので気をつけてください。

また、断る場合の文章について、必ず代替案を書くようにしましょう。数字などを入れてわかりやすく提示するのも良い方法です。

悪い印象:
その納期ではできかねます。
良い印象:
納期の件、明日までは別件があり対応が難しいのですが、明後日17時までであれば納品することが可能です。

というように、自分がその案件に向けて前向きであることを、相手に伝えるようにしましょう。どうしても代替案がなく、お断りをしなければならないときは、明確に書くようにします。その場合は、「今回は、お役に立つことができず申し訳ありませんでした。」と、次回は役に立てる印象を残すようにすることもポイントです。
 

こんなビジネスメールはイエローカード

最後に、実際に私がいただいたメールのなかで非常に違和感を覚えた文章を紹介します。皆さんは、マネしないようにしてくださいね。

悪い印象:
・「いつも忙しそうですね。私も最近、在宅で仕事を始めたので、なにかお手伝いできると思います。何でもできますので、言ってください。」○○(署名なし)
・「この仕事、やってみたいです。」(署名はもちろん、名前も連絡先もなし)
・「はあ~い。がんばります! (^o^)」
・「本当にすみませんでした。 <(_ _)> 」
・案件に「重要」と書いてあるのに、書いてあることが、急ぎでもないし重要でもない
・差出人名がペンネームになっている
・私の名前は「宮田」なのに、「宮崎」になっている。おまけに様がなく呼び捨て
・署名に電話や携帯の連絡先が書かれていない
・「開封確認」メールである

メールは、時間を選ばず気軽に利用できますが、一度送信したら取り返しがつかないものです。最近では、スマートフォンなどからも、パソコン同様の長文メールを送信することが可能ですが、慌てて間違ったメールを送ってしまっては意味がありません。時間がないときであっても、重要なメールについては、落ち着いた環境で確認したあとに送るようにしましょう。

良い印象を与えるメールとは、明快・シンプルで、受信者の気持ちを考えたメールだといえるでしょう。メールひとつと思わずに、日ごろから心がけるようにすると、コミュニケーション力もぐっとアップしますので、メールの書き方に不安を感じているなら、ぜひ改善してみましょう。

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