前回お届けしたビジネスメールの作法に引き続き、今回は署名の設定、メール形式、添付データの送付についての作法を書いていきます。
作法といっても、これが絶対に正しい、という世界ではありませんので、それぞれのクライアントにあわせ臨機応変に対応していきましょう。

基本マナー.1
・案件名を変えない ~履歴を残そう
・メインメールとフリーメールの使い分け

基本マナー.2
・「署名」を設定しよう
テキスト形式メールとHTML形式メール
添付データの送付

「署名」をみればデキル人がどうかわかる

メールマナー
メールのレスポンスの速さも大切。マナーは文章内容だけではありません
初めてパソコンを購入し、なんとかインターネットを開通させメールの送受信ができるようになったHさん。データ入力のグループに応募し、見習いとしてリーダーから研修を受けています。ある日、Hさんはリーダーから注意を受けました。

「メールに『署名』を設定してください」
Hさんは「はい」と答えたものの設定の意味がわからず、おそるおそるリーダーに聞きました。「署名の設定って何でしょうか?」。リーダーは以下のように教えてくれました。

「署名」とは、メール本文の文末に入るもので、このメールは誰から送信されたものだ、ということを表す意味もあります。通常は、
・住所
・連絡が可能な電話番号(携帯も可能)
・会社名、団体名、屋号(ある場合)
・名前
・メールアドレス

【例】
*----------*----------*----------*----------*
〒000-0000 東京都港区○○4丁目1-2-3
Tel:090-0000-0000
Fax:03-0000-0000
データ入力 H○○ ○子
Mail:h@---.---.
*----------*----------*----------*----------*

といった形になります。ビジネス用のホームページを持っている場合は、アドレスを紹介しても良いと思います。

Outlook Expressでの署名設定

「署名」は、メールソフトにて設定も可能です。Outlook Expressの場合、

「ツール」→「オプション」→「署名」のタブから設定できます。
小さいスペースとはいえ、「署名」の設定は個性が出ます。飾り線を工夫したりなど、あなたらしい「署名」を作りましょう。

Hさんもシンプルですが、わかりやすい「署名」を設定しました。


知らなかったではすまないメール形式