著名の設定など、テレワークでも使うビジネスメールの作法

著名の設定など……テレワークでも使うビジネスメール

著名の設定など……テレワークでも使うビジネスメール

今回は署名の設定、メール形式、添付データの送付についての作法を書いていきます。
作法といっても、これが絶対に正しい、という世界ではありませんので、それぞれのクライアントにあわせ臨機応変に対応していきましょう。
   

「署名」をみればデキル人がどうかわかる

メールのレスポンスの速さも大切。マナーは文章内容だけではありません

メールのレスポンスの速さも大切。マナーは文章内容だけではありません

初めてパソコンを購入し、なんとかインターネットを開通させメールの送受信ができるようになったHさん。データ入力のグループに応募し、見習いとしてリーダーから研修を受けています。ある日、Hさんはリーダーから注意を受けました。

「メールに『署名』を設定してください」
Hさんは「はい」と答えたものの設定の意味がわからず、おそるおそるリーダーに聞きました。「署名の設定って何でしょうか?」。リーダーは以下のように教えてくれました。

「署名」とは、メール本文の文末に入るもので、このメールは誰から送信されたものだ、ということを表す意味もあります。通常は、
・住所
・連絡が可能な電話番号(携帯も可能)
・会社名、団体名、屋号(ある場合)
・名前
・メールアドレス

【例】
*----------*----------*----------*----------*
〒000-0000 東京都港区○○4丁目1-2-3
Tel:090-0000-0000
Fax:03-0000-0000
データ入力 H○○ ○子
Mail:h@---.---.
*----------*----------*----------*----------*

といった形になります。ビジネス用のホームページを持っている場合は、アドレスを紹介しても良いと思います。
 

Outlook Expressでの署名設定

「署名」は、メールソフトにて設定も可能です。Outlook Expressの場合、

「ツール」→「オプション」→「署名」のタブから設定できます。
小さいスペースとはいえ、「署名」の設定は個性が出ます。飾り線を工夫したりなど、あなたらしい「署名」を作りましょう。

Hさんもシンプルですが、わかりやすい「署名」を設定しました。
 

あなたは知ってる?テキストとHTML

アドバイスを受けた場合は速やかに直して。同じ間違いを繰り返さないように

アドバイスを受けた場合は速やかに直して。同じ間違いを繰り返さないように

署名を無事設定したHさんですが、今度は「メールが重いから、テキスト形式にしてくれる?」とリーダーより連絡がありました。さて、メール形式の違いとは?

まず、HTML形式とは、ホームページと同じ形式で作られているメールです。そのため、文字の色や大きさを変えたり、音楽までつけることが可能です。
ただし、こちらのパソコン環境に準じて作ってしまうため、相手側が対応していないと、文字が化けてしまったり、スパムメールとしてはじかれてしまう場合もあります。

テキスト形式とは、文字で構成されているため重さも軽く、パソコン環境に関係なく開くことができます。ただし、機種依存文字を使用すると文字が化けてしまうので、注意が必要です。
 

Outlook Expressでのメール形式変更

Outlook Expressの場合、

「ツール」→「オプション」→「送信」のタブの「メール送信の形式」から設定できます。ちなみに、購入時の設定は「HTML形式」になっています。ビジネス用にぜひ変更することをおすすめします。

ただ、通信環境が整ってきた今日では、多くの情報を伝えるために、企業からのメールマガジンなどでもHTMLが使用されるケースが増えてきました。
ビジネスメールにおいても、以前のように、「何が何でもテキスト形式!」という習慣はなくなったようです。
 

メールに添付するデータ

メールにも思いやりが大切。相手への気配りを忘れずに

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いつも納品はメール添付にて行うHさん。仕事には関係なかったのですが、桜の写真がきれいにとれたので、リーダー宛にメールに添付し送付しました。

喜ばれるかと思ったところ、リーダーよりきつい一言。
「こんな重いデータは送ってこないでください。迷惑です。」

Hさんが送った画像データは2MB。その写真を5枚も添付したので、合計で10MBの添付ファイルを送ってしまったようです。

ビジネスでメールを使用する場合、添付データの大きさは2MB以内程度が好ましいように思います。企業によっては2MB以上のデータが添付されたメールの受信は受け付けないという設定の場合もあります。

大きなサイズのデータを添付する場合は、事前に必ず相手のメール受信環境を聞いてみましょう。
大きなサイズデータを扱う場合の対処方法として、「無料大容量ファイル転送サービス」もありますから覚えておきましょう。

ビジネスメールの作法、いかがでしたでしょうか。ガイドの経験上、以前は絶対的に敬遠されていたHTML形式メールが受け入れられるようになったり、パソコン環境が変わることによって、認識が変わっていくこともたくさんあります。そのため日々、勉強が必要です。
また、ビジネスメールのマナーについて引き続き書いていきます!

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