メール署名の書き方！役職は書かない？罫線はシンプルがマナー [ビジネス文書] All About

メールの署名の書き方：基本情報を載せる

必要な情報をシンプルに載せよう

メールの最後には署名が必須です。相手が名刺を探さなくても連絡が取れるよう以下の情報を載せます。

会社名
部署名
名前
電話番号
FAX番号
住所
メールアドレス
ホームページのURL

相手が至急連絡を取りたいときに備え、電話番号などメール以外の通信手段を書いておくと親切です。GmailやOutlookといったメールツールであらかじめ設定しておきましょう。

＜目次＞

役職は書かない？書く？分かりにくいメール署名例

まずは、分かりにくい署名の例を紹介します。

♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪
お陰様で創立30周年
過去3,000社のクライアントを抱える日本一のコンサルティング会社　
社長インタビューが、おはよう新聞（○月○日朝刊）に掲載されました！！

ガッチリコンサル（株）
人事部　主任　佐藤　一郎　　～いつもあなたのパートナー～
TEL:＋81.3.0000.0000　 FAX: ＋81.3.0000.0000
♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪

■メール署名例のNGポイント

１．罫線がにぎやかなので、目がチカチカする
２．PRがくどい
3．電話番号がよく分からない

※署名に役職を載せるかどうかは企業や組織によって異なります。ぜひ直属上司に確認なさってください。

基本の罫線の作り方：半角の「----------」などがおすすめ

罫線は記号をつなげると作れます。半角で「----------」「======」などがおすすめで、これならうるさく感じません。一方、「♪」「★」「☆彡」「♥」などは、ビジネスメールには向きません。

メールの署名活用方法：「年末年始休業」などの<お知らせ>を入れる

デキる印象を与えよう

署名にPRを載せるのはマナー違反とまではいえませんが、長かったり、毎回送られてくると、相手に不快感を与えかねません。

その代わり「お知らせ」を署名に入れてはいかがでしょうか。例えば、年末年始の休業期間を書けば、連絡する手間が省けます。個人的に3日以上休暇を取る予定があれば、その1カ月前くらいから署名に加えておきましょう。読み手にインプットされるので、配慮してもらえます。

クールビズ期間には「軽装で失礼します」などのお断り文を載せる企業もあります。いずれにせよ「お知らせ」は1～2行にまとめましょう。これらを踏まえてOKの署名を紹介します。

12月29日（月）～1月2日（金）は、年末年始休業いたします。
----------------------------------------------------------------------------
ガッチリコンサル株式会社
人事部　佐藤　一郎　（サトウ　イチロウ）

〒000-0000　東京都中央区○○一丁目2番3号
TEL：03-0000-0000　FAX：03-0000-0000
E-mail：ichiro-sato@gacchiri.XX
----------------------------------------------------------------------------

何年間も同じ署名を使っている人は、この機会に見直してみませんか？署名をもっと活かして仕事をサクサク進めましょう。

【関連リンク】

【関連記事】