メールの改行マナーとは

メールの改行マナーとは

メールの書き方については手紙のような確固としたルールがありません。それだけに自由に自分を表現することができます。とはいえビジネスの場では暗黙の了解となっている部分もあり、あまり自由にやりすぎると相手に不快感を与えてしまいます。少々細かいことまで取り上げていきます。
   

ビジネスメールの改行マナー……本文は35~40文字程度で改行

メールの書き方にはルールはないとはいえ、これはやっちゃダメだと言われる点は幾つもあります。まずは本文の文字数についてお話ししましょう。

電子メールソフトの多くは、本文を40文字(全角)前後で自動改行します。ですから40文字以上になると、メールを書いたあなた自身の意図せぬ所で改行される危険が出てきます。

「そんなにダラダラ文字を並べたりしないよ~」と思っている人に、ちょっと確認。空白は意識していますか? アナログのビジネス文書に慣れた人が起こしやすいミスですが、空白を文字数として換算せず、メール本文の中央辺りに案件を書き、右端に会社名や連番を入れてはダメです。空白も一文字と見なされますので、このようなメールを送ってしまうと、受信側ではレイアウトが崩れる可能性が大です。そうなると非常に見にくいメールになってしまいます。

本文の行頭は、必ず左に揃えてください。無駄な余白は入れない方が無難ですが、もし入れたとしたら必ず空白も一文字と考えて適切な文字数で改行するようにしましょう。

Outlook Expressでは、送信するメールの本文の文字列を指定数で自動的に改行する機能が付属しています。「ツール」メニュー→「オプション」を選択し「送信」タブを開きます。「メールの送信形式」の「テキスト形式の設定」ボタンをクリックして下さい。「送信時に自動的に文字列を折り返す」の項目で文字数の指定ができます。初期設定では「76」とありますが、これは半角です。全角38文字で改行してメールを送信します。

ただし間違ってはいけないのが、送信時にOutlook Expressが38文字で改行をしてくれるだけで、あなたがメールの本文を入力しているときは何文字でも画面表示が可能な限り文字を並べることができます。あなたの画面では読みやすいと思っても、39文字以上の文字列は自動改行されますので、必ず38字以内で改行してください。
 

ビジネスメールにおける「署名」の持つ意味と役割

署名──シグニチャとも呼ばれますが、これはメール本文の末尾に付けることが“お約束”となっています。署名の内容は氏名、会社名、住所、メールアドレス、WebサイトのURL、電話番号、FAX番号など、自分が相手に知らせておきたいものを記載しておきます。

ビジネスメールにおける署名の役目は、相手があなたとメール以外の方法で連絡を取りたいと思ったときに便利なように、という配慮です。ですから携帯番号やサブのメールアドレスを入れておくのも良いでしょう。ただしこれは個人情報ですので、どんな相手にも住所・電話番号をバッチリ記載している署名を使うのではなく、ある程度の使い分けは必要です。

最近では署名に絵文字や顔文字を駆使して個性を演出する人も多くなっていますが、基本的には4~5行程度におさめておくのがベターです。常にダラダラと長い署名がついたメールを送っていると、野暮ったい感じになります。

私が受け取るメールの中では、氏名とメールアドレスだけを1行にまとめた署名もあります。クリエイター系の人が特に好んで使っているようで、これはこれでシャープな雰囲気で「おっ!」と驚かされますね。署名には先に述べたような連絡先の案内とは別に、手紙でいう「かしこ」や「敬具」のような結語の意味もあると言われています。相手とはすでに名刺交換をしたことがある、頻繁に会ったり電話で話ができている間柄なら、こういった署名もアリでしょう。

最も不作法なのが、署名ナシのメールです。“ヘッダがあるので、無くても困りはしない”という感じを持つかもしれませんが、“メール本文の締まりが悪い”とも言えます。

ほとんどの電子メールソフトには署名の自動貼付機能があります。Outlook Expressならば「オプション」画面の「署名」タブで設定が出来ます。複数の署名を作っておき、相手によって使い分けるようにすると良いでしょう。
 
本文の文字数にしろ署名にしろ、メールを受け取った相手が本文を見やすいことや連絡を取りやすいことなどの配慮です。この気配りがネチケットの第一歩なのです

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