メールを受信したら、まず見るのが受信ボックスです。件名を見てから本文を表示させますが、忙しい人は件名だけで直ちに開くか後に回すかを判断します。ビジネスの場面では、受信者が「急ぎの用件」「少々時間をおいても大丈夫」と分かるようなメールを送りましょう。

●件名の付け方には工夫が必要

メールのタイトルである「件名」は、どのような書き方をしていますか? 例えばクライアントに対して質問がある場合、単に「質問です」ではちょっと不親切ですね。沢山のSOHOワーカーに仕事を発注しているクライアントもいますので、出来れば具体的に「○○データ入力について質問です」と入れておきましょう。

また件名に発信者の名前を入れておくのも有効です。アドレスに差出人の名前が入る電子メールソフトがありますが、超多忙な人は件名の部分しか見ていないことがあります。一目でアナタからのメールであることをアピールしたい場合、

○○データ入力について質問です(美縞)

と、しておくと良いでしょう。

●「RE」があまり続いては・・・

受信したメールに対する返信を送る場合、電子メールソフトが自動的に受信メールの件名に「RE:」や「Re.」を付けてくれます。何のメールに対する返信かが相手に分かるというメリットがありますが、さらにこのメールに返信すると「RE:」が複数付くことになり、次第に何の内容について話をしていたか分からなくなります。適当な所で件名を変えても良いでしょう。

重要な内容のメールには、件名に<重要>と入れる人もいますが、電子メールソフトの「重要度」機能を使ってみましょう。その使い方を次に紹介します。