メールを丁寧に書こうとすると、どうしても長くなり、時間がかかってしまいます。社外へ送るメールならば致し方ありませんが、社内向けのメールであれば短く、簡潔に書くのがおすすめ。なぜなら社員同士は“身内”だからです。日々メールを書く時間を減らし、読み手の負担も軽減すれば、お互いの仕事がはかどります。難しいテクニックは必要ありませんので、すぐに使える5つのコツをぜひお試しください。
短いメールを書くコツは?

短いメールを書くコツは?

1. 挨拶文は毎回書かない

「お疲れさまです。鈴木です。」などと、社内メールを書くたびに挨拶文と名乗りを入れる人がいます。感じはよいかもしれませんが、効率化のために社内での挨拶は省いてもかまいません。挨拶文はなし、と決めている企業もあるくらいです。

そうはいっても……と心配ならば、毎回挨拶文を書くのではなく、やりとりを続けるうちに返信の際は省くなど変化をつけてはいかがでしょうか。
 

2. ワンセンテンス・ワンメッセージ

ワンセンテンス・ワンメッセージとは1つの文に1つのメッセージだけ書くという意味です。あれもこれも伝えたいと1文にいくつもの情報を盛り込むと、読み手を疲れさせます。二度三度読み返したり、理解するまで時間がかかってしまうからです。

ワンセンテンス・ワンメッセージにすると、書き手は分かりやすい文章が速く書けるようになります。

<文例> 
若手社員交流会を開きますので、各チームのリーダーは参加希望者を報告願いたく、締め切りは〇/〇です。
 
→ 若手社員交流会を開きます。各チームのリーダーは参加希望者を報告願います。締め切りは〇/〇です。
 

3. 結論を最初にもってくる

忙しい読み手が一番知りたいのは結論です。結論を最初にもってくると、「要するに何を伝えたいのか」がすぐに目に入り、短時間で理解してもらえます。続いて「なぜ?」の理由、最後に理由の裏付けとなる背景や事例を記します。なお、最後の背景・事例は添付資料にすることもあります。
 
①結論 → ②理由 → ③背景・事例
 

4. 数字を入れる

あいまいな言葉を使うと、読み手を困惑させてしまいます。自分だけが分かる表現は避け、できるだけ数字を入れましょう。数字にすると、読み手が誰であろうと解釈が変わりません。

<文例> 
近日中に → 〇月○日(〇)までに
夕方頃 →  16時
安いパソコン →   9万9999円のパソコン
概ね良好 →  目標達成率87%
 

5. 二重敬称にしたり、過剰な敬語を使わない

丁寧にしようと思うあまり、宛名を二重敬称にしたり、敬語を使いすぎると、かえって読みにくくなります。敬称は1つで十分。そして文章はダラダラ書かずに、すっきりさせましょう。すると、言いたいことが伝わりやすくなります。

<文例> 
山田課長 →山田課長
*名前+役職は敬称のため、「様」は不要
 
営業部各位 →営業部各位
*各位は「皆様」の意味のため、「様」は不要
 
△   社内勉強会を開催させていただきたく存じます。
〇   社内勉強会を開催します。
 
△   該当する方がいらっしゃいましたら、連絡くだされば幸甚です。
〇 該当する方は連絡してください。
 
社内にメールを送るときは、ぜひ5選を取り入れてみてください。小さな改善かもしれませんが、続けるうちにメール処理にかける時間が減り、仕事が楽になることでしょう。

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