メールは同じ内容のものを同時に複数の人に発送できます。この点はアナログの手紙と異なる大きな利点ですよね。ただし「送り方」には、ルールがあります。これを知らないと“信用を失う”という大きな失敗に繋がることも! 年末年始のご挨拶をメールで・・・と考えている方は、今一度同報メールについて見直しましょう。

●同報メールの種類

同じ内容のものを同時に複数の人に発送するメールを「同報」メールといいます。これには発送の仕方によって3種類があります。メールを送る際「相手のメールアドレスをどの部分に入力するか」がポイントです。

通常、メールの作成画面の送り先には「TO」「CC」「BCC」の3つがあります。これらの欄に複数のメールアドレスを入れる際は、各メールアドレスを「,(カンマ)」で区切るようになっているメールソフトがほとんどです。

【TOで送るメール】
Outlook Expressの場合「宛先」となっています。メールの送り先が一人の場合、この部分にメールアドレスを記載しますから、すでにお馴染みですよね。

アナタがこの部分にAさん、Bさん、Cさんのメールアドレスを入力して発送すると、受け取った人全員の受信メールの「TO」欄には3人分のメールアドレスがすべて記載されています。受け取ったAさんは「あ、Bさん、Cさんにも同じ内容のメールが送られているのね」と分かります。これはB、Cさんも同様です。

このメールではアナタから見たAさん、Bさん、Cさんの立場は対等です。このメールの内容は3人に平等にお知らせしたかった、というアナタの意志を3人は読み取ります。ですから必要であれば、3人とも返信をしてくるでしょう。

次は、CCとBCCの同報メールについてお話ししましょう。