英語ビジネスメールの基礎

英語でメールを書く時には、基本的に英文レターよりもリラックスした文体が好まれるようです。しかし、ビジネスメールの場合にはTPOをわきまえ、相手の立場に立って文面を精査し、形式を整えることも大切です。コツ・マナー、文例や表現とともに英文ビジネスメールの書き方を紹介します。

初めて出す場合や、問い合わせの内容、担当者との人間関係を考慮して書けるよう、必須項目を挙げます。

英文メールの必須項目

好印象を与える4つのコツ

日本人が陥りがちな傾向として、意見と事実の区別が付かない文章を書くことが挙げられます。結論を先に書いたとしても、感想や意見など、書き手の主観に基づく状況説明などが途中で続くと、マイナスイメージを与えます
英文で書くメールの書き方には、日本語の場合とは違う書き方のコツが幾つかあります。書き方の重要なポイントは、大きく分けて4つです!

1)結論から先に書く
日本人が陥りがちな傾向として、「意見と事実の区別が付かない」文章を書くことが挙げられます。欧米人は仕事に優先順位をつけ、迅速に仕事をすることを好みます。結論を先に書いたとしても、感想や意見など、書き手の主観に基づく状況説明などが途中で続くと、マイナスイメージを与えます。

2)事実のみを簡潔に列挙する
相手が客観的な立場で判断できるように、勝手な状況判断や解釈を交えずに、事実を簡潔に時系列で列挙しましょう。自分の意見を書く場合は最後にしましょう。

3)相手への依頼を具体的に指示
最後に自分の判断や意見を添えておくことも重要です。また、相手にとってほしい行動(判断してほしい、意見がほしい)と返信が必要な締め切りを明確に書きます。

4)Level of Politenessの問題
Level of politeness(丁寧さの度合い)が、英文作成、とりわけ社外に向けて発信される英文メールやビジネスレターを書く際には問題になります。英語を母国語として育ったネイティブスピーカーにとっては、いとも造作のない点が、英語を母国語としない私達日本人にとっては、常に迷いが伴うところです。

複雑なLevel of Politeness(丁寧さの度合い)

Level of Politeness(丁寧さの度合い)はケースバイケースです。その場の状況や人間関係、伝えたい内容によって、同じ表現が違う効果を生むことがあります。難しいところですが、ある程度の目安を持つことは可能です。

Level of Politenessを判断する場合には、2つの視点から判断すると分かりやすくなります。

1.誰に対して書いているのか?
2.何について書いているのか?

例えば、下記のようになります。
(誰に)顧客に対して
(何を)依頼のメールを書く場合、

A. 顧客 + 依頼 = フォーマル
B. 上司 + 依頼 = フォーマル
C. 同僚 + 依頼 = ニュートラル
D. 部下 + 依頼 = カジュアル

ただし、同僚・部下に対するメールでニュートラルからカジュアルに変化する場合や、カジュアルからニュートラルに変化する場合もありえます。さらには、顧客や上司であっても、書く内容が「確認」などであった場合には、フォーマルではなくニュートラルな形式が選択される場合もあります。

前文、本文、結語、署名と、もっとも少ない要素で構成したビジネスメールの実例。基本的に全文左寄せで書きます。

<英文例>
Dear Sir or Madam:

I saw your product on your website.
I would like to know the price of your product.
Could you send me aprice list,including shipping cost?

Sincerely,

<和訳>
拝啓
御社のウェブサイトで製品を拝見しました。製品の値段を伺いたく思っております。送料を含んだ価格一覧をご送付いただけませんでしょうか?
敬具

英文メールの件名の付け方

英語で件名を記載する場合、失礼がなく、かつ簡潔で具体的であることが必要です。「用件(Request/Inquiry/Shipment)+前置詞句を基本」とします。必要であれば即検索できるように、請求書番号や注文書の番号(No./ #)を記載すること。相手の立場、受け取る人の立場で書きましょう!

頭語(とうご)の書き方

頭語(Salutations)は、通常「Dear ~」で書かれるレターの最初の部分のことです。※Salutationsは、日本の「拝啓/前略」にあたります。「敬辞」とも呼ばれます。頭語は、相手と状況に合わせる必要があります。

  • フォーマル
    複数 Ladies and Gentlemen
    性別不明 Dear Sir or Madam
    男性/女性 Dear Sir/Dear Madam
     
  • 基本
    男性/女性 Dear Mr. (last name)/Dear Ms./Mrs./Miss (last name)
※特定の学位等を所有している場合には、上記の敬称よりも、それらの敬称の方を優先して使用します。例:Dr.(博士・医師)/Prof.(教授)

※初めての相手や上司に対しては、最も一般的で無難な頭語表現を使いましょう。(Dear Mr.○○/Dear Ms.○○)

※ラストネーム(姓)のみでOKです。より丁寧にと思い、フルネームで記載しないようにしましょう。

・頭語の最後はヨーロッパ・英国式の場合は「,(カンマ)」。アメリカ式の場合、「:(コロン)」で締め括ります。

まとめ・結び・結語(けつご)の書き方

結語(Complementary Close)は、結びの言葉で、相手と状況に合わせていくつかの種類があります。日本の「敬具」にあたる表現で「結辞」とも呼ばれます。また頭語と結語はそのフォーマル度を統一する必要があります。

結語は通常、「本文から2行空けて」記載します。

官公庁向け
  • ヨーロッパ式(英国式): Yours faithfully,/Yours respectfully,/Yours very truly,
  • アメリカ式: Respectfully yours,/Very truly yours,
■フォーマル
  • ヨーロッパ式(英国式): Yours truly,/Yours sincerely,
  • アメリカ式: Truly yours,/Sincerely yours,
■基本
ヨーロッパ式(英国式)、アメリカ式、ともにSincerely,

プライベート
  • ヨーロッパ式(英国式): (With) Best wishes,
  • アメリカ式: (With) Best regards,
※ヨーロッパ式(英国式)とアメリカ式の注意事項
  • ヨーロッパ式(英国式): 副詞(Truly,Respectfully, Sincerely,など)は後に付けます。ex.Yours sincerely,
  • アメリカ式: 副詞(Truly,Respectfully, Sincerely,など)から始めるのが特徴です。ex.Sincerly yours, 英文E-mailマナー

文は短く、具体的かつ分かりやすく

英文メールの文章は(とりわけビジネスの場合は)、読み手の時間を使うことを常に念頭において作成しましょう。そのため、よく「3C」や「3S」と呼ばれる原則(3Cは=Concise, Concrete, Courtesy, 3S=Short, Simple, Style,など他にも様々な表現があります)に則って、簡潔かつ具体的で、分かりやすい内容を心がけましょう。時には、箇条書きなどを取り入れて、一読してメールの意図が相手に伝わるよう、工夫して書くことが大切です。

また、できるだけ、1つのメールには1つの案件とし、返事が書きやすい内容にしておくことが必要です。返事が煩わしいと優先順位が下がる可能性があるからです。

記号や特殊文字の使用は極力避ける

国内でのメールならば問題ない文字種でも、海外のメーラーで受信される英文メールの場合は、メーラーの種類や規格、また構造の違いなどから文字化けしてしまう場合があります。そのことを考慮して、特殊な文字や丸数字やローマ数字などの記号の使用は避けたほうが無難です。

大文字だけで記述しない

また、強調のために、大文字だけで文章を書くことがありますが、受け取った人には意図が伝わらず、不躾な印象を与えることがあります。ですから、大文字だけの文章の使用はしないようにしましょう。

署名は必ず入れる

メールの場合には、アドレス等で差出人の確認ができることもあり、何回かやり取りをした後には、しばしば署名を省略するケースがあります。しかし、ビジネス・英文メールの場合には、基本的に文末に「署名(差出人)」を挿入するようにしましょう。

特に、英文メールの場合、相手のメールの受信文字数に制限等があるときに文章がどこで終わっているのかを判断できないケースもあるからです。そのためにも、頭語・結語は省略しても、署名だけは常に入れておくと、そこで文章が終わっていることが確認できます。メーラーの自動挿入機能等を活用し、署名は是非とも入れる習慣をつけましょう。

相手の非難・中傷はしない

メールという便利なツールにおいて、陥りやすい落とし穴です。相手の顔が見えないメールでは、議論になった際についキツい表現や、面と向かっては言わないことを伝えてしまうことがあります。送ってからでは取り返しがつきません。たとえ相手に非がある場合でも、相手への反論や批判・非難などはできるだけメールではなく、電話や直接会って話すことで不要なトラブルを避けられます。

英語では、これを"Flaming"(フレーミング)と呼んで、とりわけ、社内でのやり取りについては、慎重を期すことが求められています。コミュニケーションのツールとして便利であるがゆえに、ぜひとも気をつけたいところです。

【関連記事】
アポイントをとる時のメール英文例
仕事の依頼をする時のメール英文例
問い合わせをする時のメール英文例



※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。