英文メモの書き方……社内英語文書の基本

英語でのメモの書き方

効果的な英文メモとは?

外資系などで、社内で使われる文書に英文社内メモがあります。ビジネスレターが外部向け文書とすれば、社内メモは、社内向け文書の典型です。

ただ、会社によりそれぞれ独自の形式があるので、決まった形式はありませんが、ここでは、最も一般的な英文社内メモの書き方と形式をご紹介いたします。最近では、すべてCCメールで処理されることがほとんどかも知れませんが、書類上の形式はメールでも応用が可能です。
   

英文メモの基本的なフォーマット

 
MEMORANDUM    
(社内メモ)
                
           Universal Machinery Ltd.     【自社名】

↓(左右に振り分ける配置でも可)                       
To: 【受信人名】
From: 【発信人名】
Date: 【日 付】

Subject:____________________________________ ⇒【件名】
 
【本文】
  

                     ____________【署名】

Attachment: 【添付書類】

                             


*英文メモに必要な必須記入項目をまとめれば、以下のようになります。

■必須記入項目

 1)受信人名(To)
 2)発信人名(From)
 3)日付(Date)
 4)件名(Subject)
 5)本文(Message)

 *表題の"Memorandum"は、簡単に"MEMO"と記載するだけでも構いません。
 

ややフォーマルな社内メモ(極秘メモ)

効果的な英文メモと

効果的な英文メモと

社内でも、まだ開発中の案件や、社外に知られたくない内容の場合には、下記のように、ヘディング(Heading)の上に、"Confidential" もしくは、"Personal"を付記します。また、重要なメモの場合には、責任の所在を明確にするために、配布先や、差出人と書類作成者を分けて明記する場合もあります。これも必要に応じてですので、決まっている訳ではありません。(*社内文書なので、ヘディングには、会社住所、電話番号等は、付記しません。)
 
 
CONFIDENTIAL

Universal Machinery Ltd.
Interoffice Memorandum    
(極秘社内メモ)

                

↓(左右に振り分ける配置でも可)                       
To: 【受信人名】      CC: 【写しの送付先】
From: 【発信人名】
Date: 【日 付】

Subject:____________________________________ ⇒【件名】
 
【本文】
  
____________ 【タイピストイニシャル】
                        ____________【署名】

Attachment: 【添付書類】
PS:      【追伸】
Distribution:___________ ⇒【配布先リスト】
       ___________
                             

*形式を整える英文メモの場合には、必須項目に加え、下記項目が必要となります。(ただし、状況に応じてですので、あくまで目安です。)

■オプション記載事項

 1)極秘扱い(Confidential)
 2)ヘッディング(Heading)
 3)写しの送付先(Copy) 
 4)タイピスト・イニシャル(Typist's Initial)
 5)追伸/P.S.(Postscript)
 

社内英文メモの一例

効果的な英文メモとは?

効果的な英文メモとは?

英文メモの形式は、基本的には、自由ですから、ここでは、先に示した基本フォーマットをわざと崩してみました。ご自身でも、会社のスタイルに合わせて、応用なさってみてください。
この他の形式としては、【本文】下に、相手の【返信】欄を設ける形式もあります。
 
MEMO
Universal Machinery Ltd.
                                    
Date: May 9, 2005
To: John Webster,Edward Young,Thomas Carlyle,Andrew Marvell
From: Daniel K. Robertson

Subject: Weekly Department Head Meeting,
May 17, 10:30 A.M.,Main Boardroom
The Weekly Head Meeting is set for May 17 at the Main boardroom 10:30 A.M. to 16:30 P.M..
Please arrange your schedule so you may attend.

We will have full details on the new product lines with complete training sessions.
Daniel K. Robertson

Attachment: Agenda

PS: Lunch will be provided during the meeting as usual.  
                             
 

英文メモを書く際の注意事項

■英文メモは社内の記録文書となります。ですから、内容は、常に正確を期したものでなければなりません。簡潔かつ、必要最小限の記述を心がけるべきです。

■読み手の立場をよく考えた記述とします。押し付けがましい表現や、命令的な表現(例:I demand, I insist, I require, You must,etc)は避けなければなりません。

■Subject(件名)は、Weekly Meetingなどのように、曖昧な表現は避け、上記例文サンプルのように、多少長くとも、何の用件かが、すぐに分かる内容にします。

■また、問題を指摘する場合には、個人の意見感想ではなく、事実や、統計、数字で示すことが大切です。さらに、問題提起の場合には、必ず、それに対する、解決法もしくは、解決のためのプランを示しておくことが必要です。

■いつでもポジティブな表現を心がけ、否定的な表現は極力避けます。

*社内で使う英文メモは、社内英文書類のいわば、基礎。
簡潔、かつ正確な記述は、英文書作成のすべてに共通するポイントであるといえます。また、書類は記録と考え、事前の情報収集を怠らないようにいたしましょう!


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