英文メモの書き方……社内英語文書の基本
効果的な英文メモとは？
ただ、会社によりそれぞれ独自の形式があるので、決まった形式はありませんが、ここでは、最も一般的な英文社内メモの書き方と形式をご紹介いたします。最近では、すべてCCメールで処理されることがほとんどかも知れませんが、書類上の形式はメールでも応用が可能です。
英文メモの基本的なフォーマット
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＊英文メモに必要な必須記入項目をまとめれば、以下のようになります。
■必須記入項目
１）受信人名（To)
２）発信人名（From)
３）日付（Date)
４）件名（Subject)
５）本文（Message)
＊表題の"Memorandum"は、簡単に"MEMO"と記載するだけでも構いません。
ややフォーマルな社内メモ（極秘メモ）
効果的な英文メモと
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＊形式を整える英文メモの場合には、必須項目に加え、下記項目が必要となります。（ただし、状況に応じてですので、あくまで目安です。）
■オプション記載事項
１）極秘扱い（Confidential)
２）ヘッディング（Heading)
３）写しの送付先（Copy)
４）タイピスト・イニシャル(Typist's Initial)
５）追伸/P.S.(Postscript)
社内英文メモの一例
効果的な英文メモとは？
この他の形式としては、【本文】下に、相手の【返信】欄を設ける形式もあります。
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英文メモを書く際の注意事項
■英文メモは社内の記録文書となります。ですから、内容は、常に正確を期したものでなければなりません。簡潔かつ、必要最小限の記述を心がけるべきです。■読み手の立場をよく考えた記述とします。押し付けがましい表現や、命令的な表現（例：I demand, I insist, I require, You must,etc)は避けなければなりません。
■Subject（件名）は、Weekly Meetingなどのように、曖昧な表現は避け、上記例文サンプルのように、多少長くとも、何の用件かが、すぐに分かる内容にします。
■また、問題を指摘する場合には、個人の意見感想ではなく、事実や、統計、数字で示すことが大切です。さらに、問題提起の場合には、必ず、それに対する、解決法もしくは、解決のためのプランを示しておくことが必要です。
■いつでもポジティブな表現を心がけ、否定的な表現は極力避けます。
＊社内で使う英文メモは、社内英文書類のいわば、基礎。
簡潔、かつ正確な記述は、英文書作成のすべてに共通するポイントであるといえます。また、書類は記録と考え、事前の情報収集を怠らないようにいたしましょう！
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