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ビジネスメールのマナー。株式会社、役職、さまor様など宛名の書き方とは

LINEやチャットに慣れていると、いざビジネスメールを書くとき、宛名を一切入れず用件のみ書く人がいるようです。しかしビジネスメール、とくに社外の取引先やお客様にメールを送るときは、必ず宛名を入れてください。なぜなら“誰に”伝えたいのかをはっきりさせることが大切だからです。いきなり本文から始まるメールを送ると、「ビジネスメールの書き方を知らないの?」と驚かれてしまうかもしれません。

では、宛名はどのように書くのが正式なのでしょうか。メール初心者の方は、ぜひこの機会に覚えてください。
 

宛名には会社名、部署名、役職、氏名を書く

宛名は会社名、部署名、役職、氏名(フルネーム)の順に書きます。例をご覧ください。

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(例)
さわやか商事株式会社
法人営業部
課長 横浜 海斗様
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順に詳しく解説します。

1. 会社名
1行目に会社名を正式名称で書きます。気をつけたいのは(株)と勝手に略さないこと。株式会社と書きましょう。なお、社名には前株、後株といって、「株式会社●●」もあれば、「●●株式会社」もありますので留意してください。

株式会社以外の組織もあり、有限会社や一般社団法人、NPO法人などさまざまですので、相手の方の名刺があればその通りに書いてください。名刺がなければホームページを確認するとよいでしょう。
 
2. 部署名
2行目に部署名を書きます。
 
3. 役職・氏名
3行目に氏名(フルネーム)を書き、敬称の「様」をつけます。役職者であれば、氏名の前に役職を入れます。
 

宛名を省略して書く方法もある

相手の方に初めてメールを送るときは、正式な宛名を書きましょう。そして、やりとりが増えても宛名は毎回入れます。

ただし、返信するたび毎回正式に書かなければならないかといえば、省略して書く方法もあります。目的は効率化、時間を短縮するためです。

たとえば、次のように「株式会社」を省いた社名と名字だけを1行に書く人もいます。

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(例)
さわやか商事 横浜様
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宛名が3行から1行に減れば、必然的に書く時間が短縮できます。ただし、省略してよいかどうか、また、どのように省略して書くかは企業の文書ルールや上司の判断によって異なります。新入社員や若手社員の方は自己判断せず、上司に確認を取ってください。
 

敬称は「様」なのか「さま」なのか

氏名につける敬称は「様」ですが、表記には「様」(漢字)と「さま」(ひらがな)があります。どちらにしようか迷う人がいますので違いをおさえておきましょう。

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(例)
漢字で書く場合……横浜 海斗

ひらがなで書く場合……横浜 海斗さま
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丁寧かつ失礼がないのは「様」の漢字です。初めての相手にメールを送るときは、「様」と書いてください。

しかし、「さま」とひらがなで書くのも間違いではありません。「さま」とひらがなで書くと、「様」よりも親しみを込めた印象を与えることができます。もし相手の方と信頼関係が築けてきたら、「さま」に変えてもよいでしょう。

または、こちらからメールを送るときは「様」にし、相手からの返信が「さま」なら、こちらも「さま」と同じように書いて返すのも一手です。TPOに応じて相手に合わせるのもコミュニケーションを円滑にするコツといえます。


今回はメール初心者に向けて宛名の書き方をアドバイスしました。正式な宛名の書き方をおさえ、自信をもってメールを送りましょう。


※ビジネスメールのマナーは会社ごとに異なる場合がありますので、自社のルールに従いましょう。

※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。