相手の気持ちを読んで、お礼の返信メールを!

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モテるメールを書こう


恋愛するとき。モテるのは、ほしい時にほしいメールをくれる人だと思います。たとえば「私のメールはちゃんと届いたかな」「読んでくれたかな」「内容に失礼はないかしら」。メールを送ってドキドキしているとき、タイミングよく「メール読んだよ、ありがとう」の返信が届いたなら……。

想像するだけで とってもうれしくなりませんか。そうです。ビジネスだって気が利く人はモテるのです。あなたもメールでビジネスモテ度をアップさせましょう。 メールを受け取ったら24時間以内に返信するのが、一般的なマナーです。このとき、スタンダードなお礼メールであれば、

『メールありがとうございます』

ですよね。では、よくある残念なメールを紹介します。

■NGな文例
○○様

お世話になっております。
メールをありがとうございます!!!
取り急ぎお礼まで~!(^^)! 

ん~、確かにメールのお礼は伝えているのですが、ダメ出しポイントがいくつかありますね。そこで提案! 次のように少しアレンジしてみましょう。
 

相手の状況によってメール文面をアレンジする

まずは相手のメールの送信時間をチェックしてください。時刻が夜なら残業中、朝早ければ「急いで対応してくれている」とわかるからです。また、自分からの連絡をすぐに返してくれたときに適したフレーズもあるので、見ていきましょう。

■送信時間が夜のときの文例
〇残業中ですのにメールをくださり、誠にありがとうございます。
〇遅い時間のメールをありがたく拝読しました。
〇お忙しいなか、ご丁寧なメールをくださり恐れ入ります。

■送信時間が朝早いときの文例
〇朝一番にメールをくださり、感謝いたします。
〇朝早く出勤なさるのですね。真っ先にメールをいただくなんて、ありがたいです。
〇熱心なお仕事ぶりに敬服しながら、メールを読みました。

■素早い返信をもらったとき
〇早々と返信をありがとうございます。
〇いつもながらの素早いご対応に感謝します。
〇すぐにお返事をいただき、大変助かります。

このように書けば、ただの「ありがとう」が、あなただけのメッセージに生まれ変わります。
 

相手に合わせた「ミラー返信」は好かれる

企業や人によってメールの書き方は多少異なります。また、好みも違います。ですから、いつでも自己流でなく、相手に合わせるのも一案です。特に返信するときは、相手のメールに鏡のように合わせてみてください。私はこれを「ミラー返信」と呼んでいます。 文章量であれば、相手が長ければ自分も長く、短ければ短く返します。

文面が堅い・やわらかいといった違いもあるでしょう。表現が堅い人にお礼を伝えるならば「お礼申しあげます」「感謝いたします」などと漢字を交えて書きます。やわらかい人には「ありがとうございます」「助かります」など、ひらがなを中心にします。このように相手に合わせると、読み手は自分の書き慣れたメールを読むかのごとく、スラスラと目を通すことができます。
 

目下の人が最後のメールを送る

また、お礼を言い合っているとメールのやりとりが終わらないことがあります。「メールのやりとりは、どこで終わらせたらいいの?」と悩んだら、「目下が最後に送る」「目上がもらって終わり」を心がけてみてください。社内であれば、部下が上司や先輩に送って終わり。社外なら、仕事を受ける側が送って終わりにします。このとき、最後に次の一文を添えるとより効果的です。

〇お礼ですので、返信はお気になさらずに。
〇どうか返信はお気になさいませんように。

これで相手がまた返信する手間が省けます。さりげなくお礼を伝えて、スマートにメールを終わらせる。そんな思いやりがあれば、あなたのビジネスでの評価と信頼がますますアップすることでしょう。

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