きっとどこかに「使えるテンプレート」が眠っているはず

お客さんにメールを送ったり、企画書を書いたりするとき、あなたはいつもゼロから書き始めていませんか。これはかなりの時間のムダです。

お客さんに送るメールの文面や、企画書の文面は、以前似たようなものを書いたことが結構あるはずです。

そこでまずは「似たような文面がなかったかな」と考えてみることが大切。PCのフォルダに収めたファイルをよーく眺めてみたり、過去のメールや手帳をチェックしているうちに、「そういえばあのときにあの文章を書いた!」と、きっと思い出します。

また同僚に「●●の文章を過去に書いたことがありませんか」と聞き、見つかった場合はそれを拝借させてもらうという手もあるでしょう。

そして「テンプレート」となる文章をベースにすれば、部分的な修正を加えるだけで、ゼロから書き始めるよりもグッと早く作業を終わらせることができるのです。


これは「チェックリスト」も同じ。

私は自分が研修講師を務めるセミナーの準備をするときには、いつも「チェックリスト」を活用していますが、これは過去に作成したリストの完全な使い回しです。

ゼロから「次回のセミナーでは何を準備しなくてはいけなかったっけ?」と考えなくてもすむので、圧倒的に時間が短縮できます。しかも忘れ物を防げるので、一挙両得。


また新たに「チェックリスト」を作る必要がある場合でも、過去に作成した「チェックリスト」のなかから、なるべく似たリストを探すようにしています。

「急がば回れ」ということわざがありますが、「急がばテンプレートにできる文章を探せ」「急がば過去に作ったチェックリストを探せ」が鉄則です。