人間は完璧ではありませんから、誰でもミスをします。相手が社内の人であろうと、こちらのミスで迷惑をかけたときは、詫びるのがマナーです。まずは迷惑をかけたことについて謝り、必要に応じて理由や善処策を書きましょう。社内向け謝罪メールのコツを5つご紹介します。
社内向け謝罪メールのコツとは

社内向け謝罪メールのコツ

1. ミスには速やかに対処する

ミスに気づいたり指摘されたら、すぐに事実を確かめ、事実であれば謝ります。スピードと誠意をもって対応することが何より大切です。
 

2. 情報伝達のミスは正誤を載せる

送信済みのメールに間違いがあれば、メールを再送します。このときお詫びの言葉とともに正しい情報を載せます。日時や数量などを訂正するときは、正誤を並べて分かりやすくします。
 
曜日を間違えたときの訂正文例

誤:1日(水)   正:1日(木)

 
さらに受信者が前のメールを探さなくて済むように、必要な情報は再送メールにすべて載せておく配慮をしておくと良いでしょう。
 

3. 軽微なミスは簡潔に詫びる

一方、誤字脱字であれば、正誤を書くまでもないので、次のような文章で謝りましょう。
 
文例 

・先ほどは「様」の敬称を付け忘れ、大変失礼いたしました。
・お名前の漢字を間違えまして、お詫びいたします。
・作成途中のメールを誤って送信してしまいました。申し訳ありませんが、削除願えますでしょうか。

 

4. PDCAサイクルを取り入れる

上司や目上の人に謝罪メールを送るときは、PDCAサイクル(Plan計画-Do実行-Check振り返り-Action改善)を意識してください。

お詫びするだけでなく、ミスの原因を書き、善処策を伝えるのです。「同じミスを絶対に繰り返さない」「必ず挽回する」という反省と意気込みを入れるのもよいでしょう。そうすることで相手から叱責されたり、評価を下げられるのを少しでも防ぐ効果があります。 
 
文例1 他部署の上司へ メールの誤送信を詫びる

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件名:【お詫び】メールを誤送信いたしました
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営業部 佐藤課長
 
総務部 林と申します。
 
先ほど、「オンライン会議の開催通知」というタイトルでメールを送りましたが、
正しくは総務部の佐藤さんに送るべきでした。
 
誤送信によりご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
お手数ですが、メールを削除願えませんでしょうか。
 
急いで送信し、確認を怠ったのが原因です。
今後は確認を励行しますので、ご容赦くださいますようお願いいたします。


文例2 直属上司へ 納期に遅れたことを詫びる

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件名:【お詫び】報告書の納期遅延につきまして
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青木課長
 
報告書の納期は昨日でしたが、失念しておりました。
大変申し訳ございません。
 
これより着手し、本日17時までに完成させる所存です。
 
スケジュール管理が不十分でしたので、深く反省しております。
今後は納期に遅れないよう締切日を手帳に記入し、前倒しに作成いたします。
 
ご迷惑をおかけしますが、引き続きご指導くださいますよう、切にお願い申し上げます。

 

5. お詫びメールは正しく書く

お詫びメールにミスがあっては話になりません。「ミスには速やかに対処する」とはいえ、慌てて送るのはミスの元。誤字脱字がないか、宛先は正しいか、添付ファイルが漏れていないかなど入念に確認してから送りましょう。
 
ミスをしたときは落ち込みやすいですが、気持ちを切り替えることが大切です。誠意が伝わるお詫びメールを送り、信頼を取り戻しましょう。


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