気配り上手なメール5つの言葉……汲み取っていただき…などの使い方
汲み取っていただきなどの気配り上手なビジネスメール
反対に相手への配慮が伝わらない文章では、目的を達成しにくい場合があります。忙しいからとストレートで簡潔な表現で書いてしまうと、相手をカチンとさせることがあるので気をつけましょう。ビジネスメールに大切なのは、情報の正しさ、わかりやすさですが、気配りも忘れてはいけませんね。
次の例文をご覧ください。ビジネスシーンで何気なく使いやすい言葉を5つ挙げ、それぞれを気配りの伝わる言葉に書き換えました。元の文も間違いではありませんが、ビジネスライクで冷たい印象を与えかねません。言葉の使い方によって印象が変わることを確認してみましょう。
＜目次＞
シーン1：頼んだ仕事が上がってきたとき
△ これで問題ありません。◎ このまま進めていただければと思います。
◎ 私どもの意図を汲み取っていただき感謝しております。
＜ポイント＞
・「問題がない」という否定文でなく、肯定文でやわらかく表現する
・こちらの依頼に対して期待どおりならば、そこへの感謝を伝える
・「思います」は、自分の考えをやわらかく伝えるときに向く
シーン2：目上の人にお願いするとき
△ ～してください。◎ お願いしてもよろしいですか。
◎ ～していただけますと幸いです。
◎ ～してくださると助かります。
＜ポイント＞
・部下や目下の人から「してください」とあると、指示や命令をされるようで不快感を抱く人がいる
・問いかけにしたり、「私」を主語にして気持ちを伝えると印象がよくなる
シーン3：久しぶりの相手へメールを送るとき
△ お世話になっております。◎ ご無沙汰しております。
◎ 久しくご連絡も差し上げず、申し訳なく思っております。
＜ポイント＞
・定番の挨拶「お世話になっております」と書くより印象がよい
・「ご無沙汰」とは、長い間連絡や訪問をしていないことを丁寧に表す言葉
・「お世話になっております」の挨拶は併用しない
シーン4：目上の人へ手短にお礼を伝えるとき
△ 取り急ぎお礼まで。◎ まずは、お礼申しあげます。
＜ポイント＞
・「取り急ぎ」は、「忙しくて急いでいるので取りあえず」というニュアンスなので、「まずは」とする
・「お礼まで」で止めるより、「お礼申しあげます」と敬語を使うと丁寧
・後からもう1通送り、あらためてお礼や感想を伝えるとさらに気持ちが伝わる
シーン5：最後の一文を書くとき
△ 用件は以上です。◎ ご不明点などありましたら、遠慮なくお問い合わせくださいませ。
◎ それでは、よいお返事をお待ちしております。
◎ 引き続き、よろしくお願いいたします。
＜ポイント＞
・「用件は以上です」と断定して終えるより、今後につながるような一文にする
・一方的でなく、相手が返信しやすい結びにする
同じことを伝えるにしても、言葉の選び方によって印象が変わります。仕事のできる人は、相手の心をつかむメールが書けるのだと思います。特に目上の人やお客様にメールを送るときは、気配りをトッピングしてみてください。するとあなたの味方やファンが増え、仕事がはかどることでしょう。
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