ビジネスメールではNG!「再三のお願い」などイラッとさせる言葉

こんな言葉が怒りを増幅させる!

こんな言葉が怒りを増幅させる!

受け取ったメールに余計なひと言が書かれていて、嫌な感じがしたり、モヤモヤしたりしたことはありませんか? 感情が整理されないまま、こちらもやり返すとSNS炎上さながらヒートアップしてしまいます。ビジネスメールで大切なのは冷静さ。あなたに書いてほしくない余計なひと言を4つ、そして書きたくなったときの対策とともにご紹介します。
   

再三にわたりお願いするときのNG例1.さっきも言いましたけど...

「さっきも言いましたけど、××を■■に直してもらえませんか」。これは自分の正しさを強調しつつ、相手のポカミスを責めるときの伝え方だと思います。「何度も説明するのって手間なんだけど」「理解が悪くて、まったく嫌になっちゃうな」の気持ちが見え隠れしていますよね。

「前回ご説明した通り」「繰り返しになりますが」「再三のお願いとなりますが」も言葉づかいは丁寧ですが、言いたいことは同じです。ではどうしたらよいでしょう。

<対策>
「さっきも言いましたけど」などの前置きは省く。なくても意味が通じるなら削除して!

 

再三にわたりお願いするときのNG例2.メールを読みましたか?

続いては、メールの返信がないとき催促するひと言です。

せっかちな人、デスクワーク中心で外出が少ない人の中には、「返信がすぐにくるもの」と思い込んでいる人がいます。返信がないと、「自分が軽く扱われた」と不安になり、つい2通目を送ってしまうのではないでしょうか。このままでは、相手の状況を慮っていない、自己中心的な人と誤解されてしまいます。

<対策>
1通目のメールの最後に「まずは受信の返事だけでもくださると幸いです」と書いておき、しばらく我慢して待ってみる。数日後、相手が落ち着いてから返信をくれることもあるため、急かさない。

 

再三にわたりお願いするときのNG例3.わかりましたか?

「あなたは理解できましたか?」と、見下げた印象を与える言葉です。実際、私も書かれたことがあるのですが、なんとも嫌な気持ちになりました。

<対策>
「不明点などありましたら、お気軽にご連絡ください」さらに「私のお伝えの仕方が悪く、ご迷惑をお掛けいたしました」などと書くと感じがよくなる。

 

再三にわたりお願いするときのNG例4.〇日以内に返信がない場合は

冷静さは武器になる

冷静さは武器になる

相手に許諾を得るときは、「いかがでしょうか」と伺ってから返信を待つのがマナーです。とくに読み手にメリットがない場合は、お願いするトーンで書くべき。それなのに上から目線で一方的な印象を与えてしまうと、相手に反発される可能性もあります。

先日、知人がもらったメールに、このひと言があったそうです。彼女が事の経緯を話すと、「それってひどい。抗議したら?」と同調する人が多くいました。

<対策>
「お願いしたい」「意見を伺いたい」というトーンで書き、「ご検討くだされば幸いです」と結ぶ。返信がなければ、「その後いかがでしょうか」とやんわりと連絡する。1通のメールですませようとせず、やりとりを増やしてみるとよい。

 

「そんなつもりじゃなかったのに」と後悔しては遅い...

メールの書き方によって、相手が仕事に協力してくれるかどうか決まることもあります。そもそもメールは無機質に伝わりやすい媒体で、伝え方に配慮がないと相手に冷たい印象や失礼な印象を与えかねません。「そんなつもりじゃなかったのに」と後悔しては遅いのです。ですから、紹介した4つの余計なひと言は避けるのが賢明でしょう。この記事を読んでくださったあなたは、読んだ人を味方につけるメールをぜひ送ってください。

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