困った参加者にはこの一手！
遅刻する参加者遅刻した人を待って会議を始めた経験はないでしょうか？
遅刻者を待つことは、「遅刻してもOK」というメッセージとして他の参加者にも伝わります。そして、何より、時間通りに参加した人の時間をムダにする、敬意にかけた行動になります。たとえ、遅刻者がいても、進行役は会議を時間通り始めるべきです。
反対意見や批判ばかりの参加者
リスク回避や検討には批判精神も必要です。しかし、こうした参加者がいると、他の参加者は発言を控えてしまいます。そこで、反対意見や批判のみの発言に対しては、代替案もセットで発言するように依頼することが有効です。
また、たとえばブレストを目的としたミーティングのように、会議の種類やプロセスによっては、「批判」自体が適切でない場合があります。その場合は、「今はブレストなので、批判は禁止です」とフィードバックする、もしくは事前に「ここからはアイディア出しが目的なので、批判はなしで取り組みましょう」とセットアップすることが望ましいでしょう。
発言が長い参加者
こうした参加者がいると、他の参加者の集中が切れてしまいます。また、会議の時間を有効に使うことができません。
そうした参加者が予想される会議では、事前に次のような発言ルールを決めることです。
- 時間制限を行なう
例）「たくさんの方の意見を聞くために、1回の発言は目安として、2分以内にしてください」 - 時間配分を示す
例）「ここからアイディア出しを15分で行ないます。たくさんの方に発言いただくために、簡潔な発言にご協力ください。」
ただ、こうした試みをしても、発言が長くなる人は出てきます。その場合は、次のような質問で簡潔なコメントを引き出しましょう。
「今の内容を短くまとめると？」
「板書するなら、どのような表現になりますか？」
何度も同じ話をする参加者
そのような場合は、ホワイトボードなどを活用し、既出意見であることを確認できる環境をつくっておきましょう。
また、聞いているほうには同じ話に聞こえても、発言者の意図は違うところにあるかもしれません。そのような場合は、
「先ほどいただいた意見から、進化した（変化した、追加になった等）ポイントを抜粋して教えてくれませんか？」
というように確認することも必要でしょう。
いかがでしたか？
ぜひ「困った」会議に手を打って、ストレスのない、効果的な会議運営を実現してください。
関連記事
会議で発言したくなるコーチングスキルとは
沈黙は怖くない！会議で発言させる５つのコツ
会議運営を価値あるものに変える
笑う会議
