書面とメール、それぞれのメリット・デメリット
書面とは？メリットとデメリット
■メール
◯メリット
- 手軽に作成でき、メールアドレスさえ分かれば瞬時に届けられる
- 誤送信やウィルスなどで情報が漏えいするリスクがある
- 相手に届いたか、相手が読んだのかを確認しづらい（開封確認を除く）
■書面
◯メリット
- 紙でやりとりするため、発信者と受信者が同じものを手にし、保存できる
- 法的な証拠にもなる
- 郵送や宅配すると、手間や時間、料金といったコストがかかる
＜目次＞
書面にしなければならないものとは？ この場合、メールはNG！
書面にすべき書類もあります
重要な書類は書面が基本ですが、主なものを３つ挙げてみます。
- 役職者名で発信する文書
- 捺印する書類
- 社外秘、個人情報を記載する機密文書
2つめは、捺印する書類です。たとえば契約書や見積書、請求書などがありますね。
3つめは、機密文書です。外部へ情報が流出しないよう、注意しなければなりません。
契約書など、メールを先・書面を後に送ると効率的なものも
重要書類は書面にして郵送、宅配するのがベストですが、メールと書面を併用して仕事を効率的に進める場合もあります。たとえば契約書を取り交わすとき。契約書をPDFにして相手へメールで送り、事前に文面を確認してもらいます。PDFにする理由は、内容を改ざんできないためです。
そして相手から「問題ありません」と内諾をもらってから本紙を郵送・宅配すればお互いの意思疎通は図りやすくなり、スピードアップにもなります。
また、見積書もスピード重視で、「PDFでメールで送ってほしい」という企業もあります。
メールで機密文書を送るとき
機密度合が低ければ、書面でなくメールの添付ファイルで送ることもあります。ただし、パスワードを設定してセキュリティーを高めましょう。誤って第三者に届いても、開けないようにするのです。なお、パスワードを設定したり知らせるときには、以下を参考にしてみてください。- 添付ファイルとパスワードは、別々に送る
- パスワードをメールで後送するなら、2回続けて誤送信することに備え、第三者にはわからないパスワードにする
× 「当社の電話番号」→メールの署名に記載があれば、わかってしまうため
○ 「○○さん（受信者）の携帯電話番号末尾4ケタ、誕生日」など
お礼や挨拶はスピード重視？それとも礼儀を重視？
お礼や挨拶をキチンと伝える人は好感がもたれ、仕事も人間関係もうまくいきやすいものです。でも、手紙にするか、メールで済ませようか迷うことはありませんか。そのときは、相手の立場や好み、お礼や挨拶をする事柄の重さによって判断しましょう。相手と自分を比べて、年齢や役職が大きく離れていたら、手紙にするのが賢明です。便箋に手書きをして、封筒に入れて送ったなら、心が伝わり、礼儀正しい印象を与えることができるでしょう。また、なかにはメールを一切しない、メールを嫌う人もいるのでご注意を。とにかく「メールで済ませるなんて失礼な」とカチンとされないよう、気をつけましょう。
とはいえ「手紙を書こう」と思っても、億劫になって、つい後回しにしやすいものです。メールならすぐに届き、相手も気軽に返信してくれるかもしれません。仕事上、担当者間の「ありがとう」「今後ともよろしく」のメッセージであれば、メールが適しているでしょう。
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