提案書作成の「質」と「効率」を上げるコツ(2ページ目)

効率を上げる1　雛型を作る

私が若手営業マンだったころ、とても優れた提案書を書く同僚がいました。もちろんその人は、社内でも指折りのトップ営業マン。ただし、決して提案書作りに時間をかけていたわけではありません。3～4種類の提案書のパターンを作って、後はそれを使い回ししていたのです。

仕事で必要となる提案書は、ほとんどのケースでは以前作成したモノに簡単な修整を加えるだけで十分OK。だったらわざわざゼロから作り始めるのは時間のムダ。雛型を数パターン作っておいてケースに応じて使い分けることで、作業時間を大幅に短縮化することが可能になります。

効率を上げる2　ほかの営業マンの提案書を流用させてもらう

営業マン時代、私は「企画書共有プロジェクト」というプロジェクトのリーダーになり、様々な営業マンが作成した提案書を集めたことがありました。このときに私のなかで一気に提案書のストックが増えました。

そして「今度の提案書は、Aさんが作成していた提案書が使えそうだな」と思ったら、Aさんに許可を得て、流用させてもらうということもしばしばやらせてもらいました。

みなさんは「提案書は自分で書くモノ」と決めつけているかもしれませんが、共有することで時間の短縮化が図れるのなら、ぜひほかの人が書いたモノでも流用するべきです（もちろん相手の許可は必要ですが）。ぜひ同僚と協力しながら、効率アップを目指してください。

効率を上げる3　提案書にはあまり多くを書き込まない

提案書を書くときに、あれもこれもと何でも盛り込みたがる人がいます。でもこれは逆効果。長すぎる提案書を提示しても、お客さんはめんどさがって読もうとはしません。そこで大切になってくるのがトーク。

提案書には、本当のポイントといえる骨子だけを書きます。「ここはひょっとしたらいらないかも？」と感じた部分は、思い切って割愛します。そして提案書に書いていない部分については、あなたのトークで補うわけです。そうすれば提案書を書く時間も短くて済みますし、商談が成功する確率も高まります。提案書作成の効率を上げたければ、トーク術を磨いてください。