部下との面談の質問例と面談を成功させるポイント [コーチング] All About

部下との面談は人材育成とモチベーションアップの場

面談に目的を持ち、両者にとって価値ある場とする

短期間で何人もの面談をこなさなくてはならない
日々の業務が忙しくて、なかなか面談の準備ができない
こちらはやる気だが、どうも部下があまり話してくれない

こんな理由から目標設定や評価面談を季節行事としてやりすごしたり、苦手意識を持ったまま臨む人は少なくありません。しかし、面談は方法次第で目標設定や評価のすり合わせに留まらない、可能性にあふれた時間なのです。では、上司部下双方にとって役に立ち、部下育成やモチベーションアップにつながる面談を実施するためのポイントを考えてみましょう。

＜部下との面談のポイント　目次＞

部下は面談で、上司との信頼関係構築やフィードバックを期待している

ある調査によれば、部下は次のような点で面談が役に立つと考えています。

普段言えないことを言ったり、確認できたりする
お互いの信頼関係が深まる
フィードバックを受けることで、軌道修正ができる
問題を整理したり、優先順位を決めたりできる
話すことで自分の考えがまとまり、仕事に対する責任感が増す
話を聞いてもらうことで、共通の目標に向かって頑張ろうという気持ちになる
目標を設定することでスキルを向上させることができる

部下は面談をやる気を高めたり、隠れた才能を引き出されたり、上司と信頼関係を構築したりする場として期待しているのです。さて、リーダーであるあなたはどんな目的を持って面談に臨んでいますか？ぜひ一度上記の項目をいくつか意識して面談を行ってみて下さい。それだけでも自然と話す内容や質問の仕方が変わってくるはずです。

面談の目的を部下と事前に共有し、準備させる

面談の日時を知らされ、なんの準備もなく面談当日になり、上司主導で面談が進む。これでは部下は警戒し、受け身になってしまいます。たとえ毎期行われている面談であっても、

面談の目的は何か
面談で何を決めたいのか
そのために何を話し合いたいのか
何を準備して欲しいのか

というように、面談の目的を事前に部下に伝えます。これで部下の思考を刺激し、自律性を高めることができます。このとき、目標や必要事項を事前に部下が書き出すためのフォーマットを提供し、準備させるのも効果的です。

部下との面談の質問例：部下に目標以外のテーマを与えて刺激する

その際、基本的な目的に加え、

今回は皆からの業務改善の提案を聞かせてほしい
今期は高いスキルアップを遂げたいので、各自のスキルアップ計画を聞かせてほしい
新しく編成されたチームなので、これまでのキャリアや経験、強み、今後のキャリアプランについて聞かせてほしい

など、期ごとのテーマになることをリクエストすることで、普段は見られない部下の一面や能力を引き出したり、マンネリ化しがちな定期面談に変化を起こし、部下に刺激を与えることもできます。

部下との面談のコメント例：部下一人一人に面談のゴールを明確にする

人は一人ひとり状況も個性も違います。そこで、先に述べた面談の目的・テーマとは別に、部下一人ひとりについて、面談で実現したいことを明らかにしましょう。たとえば、

最近頭角を現しているAくんには、高いリクエストをしてさらに能力を発揮してもらおう
チームリーダー候補のBさんには自分の目標だけでなく、チーム全体にも目を向けてもらい、チームリーダーとしてのスキルを上げてもらおう
入社したばかりのCさんとは、信頼関係を築くきっかけづくりをしよう
アイデアマンのD君からは会社やチームへの提案を引き出してそれを意欲につなげよう

という感じに、それぞれとの面談のゴールイメージを持つことで、面談での会話の焦点が定まります。部下側でも「将来のキャリアについて相談したい」など、面談に向けて個別の目的を持っている可能性があります。

面談のはじまりに部下に「今回特に話しておきたいことはある？」と話を向け、可能であれば時間内に話せるようにすると面談の意義が高まります。面談で扱いきれない場合や面談の本来の目的とズレる場合は別途時間をとることを約束し、未完のまま面談を終えることを避けましょう。

効果的な面談にする上司のコミュニケーションポイントとNG例

効果的な面談にするには

目的・テーマを上手に設定しても、上司のあなたのコミュニケーションスタイルによっては部下が話しにくい、話してもムダ、と感じさせてしまっているケースがあります。効果的な面談をするためのチェックポイントを挙げましたので、チェックしてみてください。

■効果的な面談をつくり出す上司のコミュニケーションスタイル

部下に何を期待しているか、部下の将来に対するビジョンが共有されている
未来に向けて問いかけがある
評価だけでなく、次の行動や成長のためのフォローがある
上司の考えに誘導せず、部下の意見やアイデアを聞く
部下からの提案やリクエストを聞いたり、疑問を解消する機会を提供している
承認と課題をバランスよく扱う

■面談を台無しにする上司のコミュニケーションスタイル

上司が一方的に評価していると感じさせる（部下が自己評価などを話す機会を一切与えない）
目標が一方的に与えられる
上司が一方的に話す
結果のみを重視し、プロセスや成長については扱わない
部下のできない点や能力の劣る点、失敗の原因にばかり焦点を当てる
上司の成功体験や方法を押しつける

もっとも大切なのは「部下に話す機会を与える」ことです。そうすることで納得性や自発性が増し、また新たな提案や現場の知られざる現状や問題、情報を引き出すこともできます。

部下の育成を実現できる「面談後」の関わり方

面談はその場で完了するものではなく、いわばコミュニケーションのスタートです。面談後も次のように関わり続けることで、部下の目標達成やスキルアップを実現することができます。

面談で設定した目標やスキルアップについて、話し合う時間を定期的にとる（日報などでのフォローも有効）
面談で設定した目標や話題になったことを、普段の会話でも意識的に話す
面談で部下から受けた提案や、リクエストについての進捗共有や返答をする
面談で話題になったことや、部下のスキルアップに役立つ情報を提供する

こうした継続的な関わりによる情報共有と信頼関係の構築は、次の面談のセットアップにもつながります。

部下との面談の質を左右する普段からのコミュニケーション

最後にもっとも重要なポイントを1つ。面談に向けどんなによく計画し準備し、面談中に部下の話に耳を傾けたとしても、普段全くコミュニケーションのない上司に部下がいきなり本音を話すとは考えられません。面談に向けていちばん大切なのは、「普段からのコミュニケーション」です。信頼関係と面談の質は比例します。ぜひ日頃から、次のポイントを意識して部下との関係づくりに取り組んで下さい。