キチンと整理せずに、アチコチへ置いておくと…。迎えた年末、年賀状の宛名書きをする間際になって、あわてることにも。その年に名刺交換した方のデータを住所録へ追加するのも、まとまるとちょっとした作業になります。そんな時のお助けツールに『名刺専用ソフト』があります。ソフトに付属の専用スキャナに名刺を通すだけで、自動登録。すぐに住所録が完成！というのがこのソフトの売りです。そこで、専用ソフトの機能や活用方法、人気ソフトの特徴をご紹介します。
名刺管理ソフト、活用のメリット
『名刺管理ソフト』の主なメリットは、次の３つです。
・スキャナで名刺を読み込み、手入力の手間が省ける。
・必要な名刺情報を、簡単検索できる。
・入力データを、他のソフトで活用できる。
ただし、OCRソフトですから、100％正確に読み込めるわけではありません。誤変換は手で修正する必要があります。（デザイン性の高い名刺等は、読み取りが難しいことも。）それでも、全てを打ち込んでいくことを考えれば、かなり時間は短縮できるようです。
データベース化することで便利になるのは、やはり検索機能です。すばやく名刺データを見つけることができます。“あの人にコンタクトを取りたい！”と思った瞬間、（一体どこへしまい込んでしまったのか）アチコチ探し回ることは無くなります。
さらに、名刺交換した方の付加情報（面会日、仕事内容、印象等）が記録できます。すぐお付合いが始まらなくても、どんな方なのかをメモしておくと、意外な時に役立つことも。
一度、お目にかかっているということは、考えてみれば、ご縁があった方。出会いを育てるためにも、名刺を大事に扱いたいものです。
名刺専用ソフトの機能と特徴
専用ソフトの機能や、人気ソフトの特徴をまとめてみました。
ソフト選びのポイントは、先ず、名刺専用のスキャナが付属しているか、していないかです。後者の場合は、普段使用しているフラットベッドスキャナ等を利用します。
▼『名刺管理ソフト』の機能と特徴
●「やさしく名刺ファイリング V.4.0 ／Win」 （メディアドライブ）
低価格ながら、機能が充実しています。IP電話と連携して、名刺データから電話発信も実現。約800万件の法人辞書を搭載しているので、掲載企業であれば、電話番号から住所を引き出すことができます。名刺、地図、経路の各情報を一枚にまとめてWordで印刷できる、「訪問先印刷機能」もあり。営業マン向けの仕様です。
・フラットベットスキャナからの読込機能。（※年賀状や暑中見舞等のハガキも管理可能。）
・履歴管理： 履歴情報、関連書類の添付管理（Word、Excel、パワーポイント他）。
・登録データの活用： はがき作成、メール、携帯、顧客管理、Yahoo!アドレスブック 他。
・印刷機能： リスト、名刺画像、タックシール、はがき宛名、システム手帳用紙への印刷。
・1クリックでメール起動。
・IP電話と連携。
・英語名刺サポート。
＜営業活動支援＞
・住所へのアクセス検索： 地図検索、路線検索。（※路線検索ソフトは、別途購入要。）
=> 詳しい製品情報
=> 体験版ダウンロードはコチラから
●「スキャナde!!名刺整理 Ver.4／Win」 （エー・アイ・ソフト）
このソフトの特徴は、画面が実物の名刺ファイル風にデザインされていることです。ページをめくることもできて、通常の名刺フォルダやファイルのように、視覚的に分かりやすく管理できます。
・フラットベットスキャナからの読込機能。
・履歴機能： 複数のコンタクト履歴をカレンダー形式で一覧表示。関連書類の一括管理。
・登録データの活用： ハガキ作成、メール、携帯、顧客管理、グループウェア 他。
・印刷機能： 名刺一覧（画像）、はがき宛名、タックシール、システム手帳専用紙への印刷。
・1クリックでメールが起動。
・英文名刺サポート。
＜営業活動支援＞
・住所へのアクセス検索： 地図検索、路線検索。（※路線検索ソフトは、別途購入要。）
=> 詳しい製品情報
=> 体験版ダウンロードはコチラから
●「本格読取 おまかせ名刺管理／Win」 （ソースネクスト）
ソフト版は、名刺OCRジャンル内で最も安価。必要最低限の機能のみでＯＫの方に最適です。スキャナで一気に取り込んだ名刺画像を、ドラッグ＆ドロップするだけで自動読み取り。テキスト化して住所録を作成できます。検索見出や表示項目を追加するなど、カスタマイズして、自分に合わせた検索画面を作成できます。
・フラットベットスキャナからの読込機能。（※デジカメ、携帯の画像からの読取り可。）
・履歴管理： メモ書き追加、ファイル添付、年賀状を出したか等の情報を残せる。
・登録データの活用： 他のソフトに書き出すことができる。「携帯電話8」との連携。（※別途購入要。）
・印刷機能： 名刺一覧（画像）、ハガキ、ラベル印刷。
・1クリックでメールが起動。
=> 詳しい製品情報
注：動作環境、スキャナとの互換性をご確認下さい。
名刺をパソコンに取り込んでデータベース化することは、入力作業が軽減されるとはいえ、現実的には、かなりマメさが要求されそうです。しかし、データ化することで、「名刺」のままではできないことが、色々と可能になります。
フリーにとって、人脈は財産。是非、出会いから豊かな人間関係を築くためにも、名刺データの管理は、キチンとやっておきたいものです。
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