取決め内容を文書化することが大切!

契約書
取引条件を取り決めたら文書化することを、ルール化しましょう。
トラブルを防ぐために、取引条件は1つ1つ確認し、思い違いや誤解がないようにしましょう。しかし、人の言葉には常に“あいまいさ”が存在しています。人により理解や解釈の違いもあります。それらの誤差は、何らかのトラブルが起こった時点で、初めて表面化してきます。“そんなつもりで言ったんじゃない”、といったレベルの誤解を未然に防ぎ、取引交渉のツメをしっかりと行うという意味からも、打合せで確認した内容は文書化しておきましょう。最も理想的なのは、契約書を作成して取り交わすことです。

しかし、欧米とは違い、日本の商習慣はまだまだそこまでビジネスライクになっていません。日常的には口頭での受発注が多く、業務の発注書を出す企業も少ないようでs。そこで、契約書を作成するまでに至らないケースでは、文書化したものを担当者へ確認用として提出したり、「ご発注いただいた内容のご確認をお願いします。」と書いてメールで送っておくと良いと思います。大切なことは、仕事内容を含めて取引内容を相互に確認することです。

また、取引に関わるリスクとして、会社の方針が変わったり、担当者が急に変わったりすると、仕事自体が途中でペンディングになったり、中止になったりする場合があります。口頭だけでことが進んでいた場合には、立場は非常に弱くなります。最終的には、人と人との信頼関係で仕事は動いていきます。その信頼関係を築くためにも、仕事をスタートさせる時点で、しっかりと「ツメ」を行っておくことが大切です。


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