STEP２：各メールの重要度の見当をつけ、優先順位をつけて読む
まず、未開封メールの発信者名や件名にざっと目を通します。そして以下の３点で、「優先順位の予想をつけた上で」、読み込んでいきます。よくある間違った行動が、メールの到着順に読んでしまうこと。重要タスクかどうかを意識した上で読み始めないと、気がつけば大事なことが後回しになってしまいます。件名や受信者名から、重要そうなメールの見当をつけた上で、メール文を読んでいきます。
わかりやすくいえば、100通届いたメールのうち、到着順に重要度ＢまたはＣのメールを50通読むよりは、重要度A（と思われる）メール５通を「先に」確認することが大切だということです。
チェックポイントは以下３つ。
●（送信者が）重要人物かどうか
自分にとって重要な顧客、影響力の大きい上司、クイックレスポンスを求める人物からのメールであれば、即読みましょう。
●（メール内容が）重要案件かどうか
自分が窓口となって、社内外の人に指示が必要な案件は、早く読み、早く指示することが求められます。
●（メール内容が）緊急案件かどうか
変更事項の手配やトラブル対応等であれば、即読み、即対応が求められます。
STEP３：案件ごとの対応手段、時間、スケジュールを認識する
具体的に読み込みが終わったら、優先順位をつけて対応していきます。
■対応手段の選択
メールOR電話どちらで連絡すべきかを決める
（参考： メール術初級：電話との使い分け方）
■ 隙間時間での対策方法を探す
例：検討した上で返事が必要な案件は、検討の際の参考資料で持ち出せる資料があれば、印刷する。
移動時間などの待ち時間に読み込む。
■ 対応時間帯のスケジューリング
例：帰社後に対応予定の案件は、手帳の対応時間帯覧に書き込みする。
いかがでしたか？
現実には、だいたいSTEP２の段階で、あるいはSTEP１段階で既に、５分経過してしまうかもしれません。
とはいえ、朝の5分で肝心なのは、メールの交通整理。
対応優先順位と自分のスケジュールを予測・調整しつつ、処理していきましょう。
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