うまいメール文章作法とは?

先日、『電子メールのスピード仕事術』というコラムの中でも書きましたが、現在のビジネスコミュニケーションにおいて電子メールの存在は既に欠かせないものとなっています。

そこで、前回はその効率的な使い方についてお話ししたわけですが、もうひとつ忘れてはならないのが『メールの効果的な使い方』。実際に、そのメールの本文をどのように書くのかということです。

最近は様々な書籍も出だして、この部分に対する意識が高まっているのを感じますが、まだまだ歴史の浅い文化ですからね。

私も日々たくさんのメールを処理していますが、大きなくくりで言うと、トラブルが発生しやすいメール文章というのは2つのパターンがあるのかと思います。
そのあたりを、ご紹介しましょう。

メールだと表現がぶっきらぼうになりやすい

実際に会っているときはすごくマイルドで接しやすい人なのに、その人から来るメールがやけに淡々とクールな感じ。そんな経験はありませんか?

そういう方に限らず、メールでのやりとりではぶっきらぼうに取られやすいもの。というのも、対面コミュニケーションと違って表情や声といった情報が一切カットされてしまいますから。

「じゃあ、顔文字で表情を伝えよう!」という発想に行きたい気持ちはありますが、そこはビジネスコミュニケーションではちょっと難しいかもしれませんね。
別の方法を考えましょう。

言葉足らずになりやすいメールコミュニケーション

もうひとつ面倒なのが、やりとりの中で言葉足らずになってしまうこと。やはり口頭で話すよりもメールで文章を書くほうが時間がかかってしまいますから、どうにか文章を短くして時間短縮を図ろうとしてしまいがち。その結果「う~ん、ちょっと意味がわからない…」といった言葉足らずが発生してしまうのです。

それで、これまたやっかいなのが、そういった言葉足らずが発生したときに、すぐに聞き返せないこと。口頭ならば、「え?今のどういう意味?」と聞き返せば済む話ですが、メールだと時間がかかってしまいます。

「先ほどいただいたメールの○○の部分ですが、これはどういう意味でしょうか?」といった返信を出して、その返事が返ってくるのを待つというのは、どうにも時間のロスが多すぎます。

それでなくても、受け手としては「ちゃんと伝える気があるのか?」と疑いたくもなってしまうものです。

では、これらのトラブルの解決策は?続きはこちら