あなたが取引先やお客様のところを訪問する際のマナー

記事「来客時の応対、自信ありますか?」、「お茶を出す時のマナー」では、来客があった時の対応について、ご紹介しましたが、今回は、あなたが取引先やお客様のところを訪問する際のマナーを見てみましょう。

訪問までにしておくこと

事前に用件と所要時間を伝えた上で、訪問先の担当者の都合を聞き、うかがう約束を
訪問のお約束(アポイントメント)を取る
当然ですが、「会いたいから」といきなり先方を訪ねるのは、ルール違反。あらかじめ、会う約束を取り付けておくのがルールです。

訪問したい用件と相手の都合を聞く
「○○の件で、お打ち合わせに伺いたいのですが、ご都合はいかがでございますか?」など、まずは先方のご都合を聞きます。

どれくらいの時間が必要なのかを伝える
この際「1時間ほど、お時間をちょうだいできませんでしょうか」など、どれくらいの時間を割いていただく必要があるのかを先に伝えると、先方も返事がしやすくなります。

訪問日時を決める
「恐れ入りますが、3日程度、候補日をあげていただけますでしょうか」など幅をもたせて、候補日を挙げてもらうと、お互いの都合にあわせて、約束をすることができます。

出してもらった候補日と都合があわないとき
自分の都合があわないときは「申し訳ございません。この日は、先約がはいっておりますので、○月○日ではいかがでしょうか」とこちらから代案を出すようにしましょう。

何度もやり取りするのを避ける
先方の都合を聞いてから「やっぱり、この日はだめでした」ということになると、また先方に手間をかけてしまうので、先に都合の良い候補日を「恐縮ですが、私の方は」や「○日と○日以外で」のように伝えてしまうのも一案です。ただし、表現によっては傲慢な印象を与えるので、あくまでも「恐縮ですが」という気持ちを表して。

近くに来たので、ついでに立ち寄りたい
アポは取っていないけれど、近くまで来たので、どうしても立ち寄りたいという場合は「今からお伺いしても、よろしいでしょうか」と必ず事前に電話を。もちろん無理矢理に押し掛けるのは厳禁です。


メールでアポを取る場合に気をつけたいこと

メールでアポをとる際に意識しておきたい書き方は、目的・日時・場所・自身の都合が悪い日時を簡潔に明記することです。また、お互いのためにも日程調整にはすばやいレスポンスが大切です。約束の取り違えなどを防ぐためにも、必要最小限のやり取りですむようにしましょう。


アポが取れたら、やっておくこと

当日、必要な資料を揃え、名刺も十分に。当日になってあわてて準備しないで済むようにしましょう
先方に伺う日時が決まったら、その日までにしておくべきことが、いくつかあります。

訪問先までのルートと所要時間の確認
訪問先までのルートや所要時間を事前にチェックしておきます。遅刻しないように余裕をもたせてスケジューリングしましょう。あらかじめ調べた訪問先までの乗り換えルートや駅に着いてからの道順は、自分の携帯に送っておくか、プリントアウトしておきましょう。

持参するものを確認
当日、何を持っていくべきなのか確認しておきましょう。必要な書類や資料は、早めに準備し、名刺も十分に用意をしておきます。たとえ、すでに面識のある方との打ち合わせでも、関係者を紹介されるかもしれませんから、名刺は必ず持参しましょう。

前日確認メールを送信
うっかり約束を忘れていた、ということのないよう、前日の午前中に確認メールを送ると良いでしょう。お互いの貴重な時間を守るためにとても必要なことです。


いよいよ訪問当日です。受付の後、応接室に案内してもらう時、応接室に通された後に気をつけたいことを見てみましょう。>次ページへ