【取引先への挨拶】訪問前の準備

取引先へご挨拶 好印象を残す訪問時のビジネスマナー

取引先への挨拶は、訪問前の準備から始まる

取引先や担当者、お客様のところへご挨拶・訪問する際のビジネスマナーを見てみましょう。初めての取引先でもきっと好印象を与えることができますよ。

まず、訪問前の準備から。訪問するにあたっては、必ずアポイントメントを取るのがマナーです。その際、必ず確認し、伝えることは、下記の4つです。
  • 訪問の用件を伝え、都合を聞く
  • 要する時間や訪問人数を伝える
  • 日時を決める
  • 先方と自分の都合が合わない時に備え代案を出す
先方の希望を優先し、相手の迷惑にならない日時を選ぶよう心がけましょう。たとえば、業務開始や終了間際の時間帯、休憩の時間帯は避けたほうがよいでしょう。約束が取れたら、訪問する日までに次のことを行います。
 
  • 訪問先までのルートと所要時間の確認
  • 書類や資料の準備と確認
 

【取引先への挨拶】到着・受付と入室時のポイント

コートは「塵よけ」と呼ばれています。ビルの外や入口でササッと脱ぎます。

コートは「塵よけ」と呼ばれています。ビルの外や入口でササッと脱ぎます。

当日のポイントは、到着、受付、案内、面談の順で時間を追って紹介します。

■到着

1. 5分前には到着
遅れるのは問題外ですが、早すぎる到着も迷惑です。約束時間の最低5分前くらいには受付に到着するように。もちろん、その前に身だしなみを整えておきます。訪問先のトイレで化粧直しをするのはマナー違反です。

2. コートやマフラー、上着の着脱は玄関前
コートを着ている場合は、玄関前で必ず脱ぐようにしてください。脱いだコートは片手に持ち、マフラーや手袋もはずします。上着を脱いでいた場合には、玄関前で着ることを忘れずに。

■受付で取り次いでもらう

1.受付での取り次ぎ
受付がある場合は、受付で会社名・氏名・訪問相手・用件・約束の有無をはっきりと告げ、名刺を差し出して取り次ぎを依頼します。企業によっては受付で来訪者用のバッジが渡されたり、来訪者名簿に氏名、会社名、訪問部署を記入することがあります。受付の指示に従いましょう。

2.無人受付での取り次ぎ
無人受付にある内線で担当者を呼び出すスタイルの企業では、約束の相手がすぐに出ないこともあります。同じ部署や他の部署の人が取り次いだ場合は、会社名・氏名・訪問相手・用件・約束の有無をはっきりと告げましょう。

3.取り次いでもらっている間
取り次ぎの間は、受付の指示に従って、カウンター前のソファなどで待ちましょう。トイレに行ったり、携帯電話をかけたりするために指示された場所を離れる時は、受付にひと言伝えておきましょう。もちろん、先に済ませておくのが基本マナーです。

■案内してもらう

1.入室の仕方 
応接室に案内されたら、入口近くに立って待ちましょう。「どうぞお入りください」と言われてから入室してください。

2.着席は席をすすめられたら
席をすすめられたら、指示された席に浅く腰をかけて待ちます。浅く腰かけるのは、相手が入室して来たら、すぐに立ち上がることができるためです。

3. 手荷物やコートは?
コートや手荷物は、サイドテーブルがあればまとめてそこに置きます。小さな手荷物はひざの上に、コート類は背もたれにかけても構いません。通常、書類などが入ったバッグは必要書類を予め出して準備しておき直接フロアに置きます。原則、自分の足元左ですが、状況に応じて置きます。身の回り品は見た目にもだらしない印象を与えないようコンパクトにまとめることがポイントです。
 

【取引先への挨拶】面談・手土産を渡すタイミング  

■面談

1.相手が部屋に入室したら
相手が部屋に入って来たら、すぐに立ち上がって挨拶します。

2.着席は相手にすすめられてから
相手から「おかけください」と言われてから、「失礼します」と断って腰をかけます。

3.まずは感謝の気持ちを伝える
まず、会ってくれたことに対する謝意を述べます。たとえば「本日は、お忙しいところ、貴重な時間を頂戴いたしました。ありがとうございます」といった言い方がスマートです。次に、相手の時間を確認しておくとよいでしょう。たとえば「本企画のご説明には40分ほどかかると思いますが、ご都合はいかかでしょうか?」。もし相手が20分しか時間が取れないとわかれば、説明の仕方が変わるからです。

■手土産を渡すタイミング

年始回りや契約のお礼などで手土産を渡すタイミングは、担当者がイスに座る前か、座った直後です。紙袋に入れて持参しているはずなので、渡す時は紙袋から出すのがマナーです。先に応接室に通されて担当者が来るのを待っている時間があれば、その間に紙袋から出し、ソファの上か、テーブルの下座(ドアに近いところ)に置いておくのがよいでしょう。

差し出す時は、相手に正面を向けて差し出します。その際に「心ばかりのものですが」「ほんの気持ちですが」「よろしければ、皆様でお召し上がりください」といった言葉を添えましょう。なお、紙袋は畳んで持ち帰ります。

接客・接待・訪問のマナーは、必ず敬語と行動がセットになっています。どちらかに不備があると、相手にチグハグな印象を与えます。日頃からどんなシーンで、どんな敬語を使い、どういう態度を取るべきかを考えて、実践で修正していくとよいでしょう。

どんな場合でも、あなたは「会社の代表」として見られているという自覚を忘れないでください。

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