英文ビジネスレターのフォーマット例


英文ビジネスレターの記載項目

英文E-mailは、英文ビジネスレターの形式を踏襲しています。正式なレターの書き方を知っておけば、E-mailも失礼のないように書くことができるようになります
(1) Letterhead(レターヘッド)
通常、会社で使う便箋には、正式には右上に、自社の社名・住所・電話/FAX番号などが、印刷されている。その部分を指して、レターヘッド、または、 Heading(頭書き)と呼んでいる。最近では、自社URL、E-Mailアドレスを記入することが多い。このレターヘッドが正式な文書の印象を与えている。

(2) Date(日付)
レターを書いた日付を、住所のすぐ下、もしくは、2行下に記載する。記載位置は、レターのスタイルによって異なる。アメリカ式とイギリス(ヨーロッパ)式では、記載の仕方が違うので注意が必要。

(3) Inside Address(書中宛先)
封筒に書くoutside addressに対し、仮に封筒と手紙が途中で別々になったとしても確実に相手に届くように、住所、氏名、役職も記入する。

(4) Attention Line(特別宛名)
現在では、あまり使われないが、書中宛名(Inside Address)で会社宛てにした場合の個人宛先「担当者名」として、記入される場合がある。略して、Attn:とし、書中宛名の2~3行下に左揃えで記載される。

(5) Salutation(頭語・敬辞・呼びかけ)
日本語の「拝啓」にあたる部分で、会社宛てでは Ladies and Gentlemen:(米)・Dear Sirs,(英)が一般的である。個人宛ての場合は、地位、関係度によって変化する。

(6) Subject(件名)
レターの受信者に書いてある内容が一目で分るように記載する。特に長い内容の場合は頭語の一行下に記載する。左寄せか中央揃えかは、レタースタイルによって違う。大文字のみで書く以外は、アンダーラインをつける。

(7) Body(本文)
件名(Subject)から一行あけて書き始め、原則としてシングルスペースで書く。パラグラフとパラグラフの間は一行空ける。本文が2ページに渡る場合は、2ページ目が少なくとも3~4行以上になるよう、分量、レイアウトを調節することが大切である。形式としては、各段落を5文字程度右に下げるインデント式(indented form)と、すべて左揃えで書くブロック式(block form)とがある。現在はブロック式が主流。

(8) Complimentary Close(結語・結辞・結び)
日本語の「敬具」にあたる部分で、通常、本文から1行空けて書く。最初一文字のみ大文字で、後は小文字で記載する。フルブロックスタイルでは左揃え、セミブロックスタイルでは、ほぼ中央に日付と同じ位置に記載する。頭語と結語の一致が大切。

(9) Signature(署名)
結語と頭を揃えた位置に差出人が自筆で署名する。

(10) sender/addresser (差出人)
署名(Signature)が自筆では判読不可能な場合が多いので、次の行に活字でタイプアウトする。特に日本人の場合、名前だけでは男性なのか女性なのか区別できない場合が多いので、この差出人の部分にカッコ書きで、(Mr./Ms.)と書いておくと親切である。

(11) Identification Initials(レファレンス・イニシャル/IDイニシャル)
手紙に対する責任の所在を明確にするための文責者イニシャルで、通常、署名者とタイピストのイニシャルを記載する。最初に署名者のイニシャルを大文字でタイプし、コロン(:)、スラッシュ(/)の後にタイピストのイニシャルを記載する。時に、署名者と執筆者が別れている場合には、署名者/執筆者/タイピストの順番で記載する。書き手自身がタイプ、作成した場合は、勿論記載する必要はない。

(12) Enclosure/Attachment(同封物)
同封物がある場合に、記載する。イニシャルの下にEnc.,/Enclosure,/encl./Attachmentと書き、(:)の後に同封物を明記する。

(13) cc:/CC /Copy to(写し≪Copy≫送付先)
cc/CC はもともとカーボン・コピー(carbon copy)をとっていたときの名残で、現在ではコピーのこと。アメリカでは、Copy to (:)の後に送付者、先を記載する。bcc(blind carbon copy)は、無記名のコピーのこと。

(14) P.S./PS (追伸)
日本語でいう追伸。手紙の末尾に記載する。書き漏らした内容や、特に重要な点に相手の注意を引くために使われるが、準備不足の印象を与えてしまうため、正式なビジネスレターでは余り使わない方がよい。

封筒の選び方と書き方のポイント

作成には細心の注意を払いたいビジネスレターですが、そのことは封筒でも忘れてはいけません。書き方一つ、紙質一つで、ビジネスの成否にも関わりかねないほど、封筒も書面と同じく重要なのです。
ビジネスレターの封筒は、USサイズの横24cm×縦10.5cm(定形外扱い)、国内サイズの日本工業規格洋形4号横23.5cm×縦10.5cmのいずれかの大きさで、大型封筒または、エアメール用の赤青の枠取りがあるもの使用するのが一般的です。また、コットン100%の上質紙のものを使うと印象が良くなります。
封筒表面に必要な項目は次の3点。
  1. 宛先(Mail Address)
  2. 差出人住所(Return Address)
  3. 郵便注記(Mailing notation)、取扱い注記(on-arrival notation)
なお、会社宛でも私信の場合は、差出人住所は封筒裏面のベロ部分に記載します。

その他、詳しい書き方はこちら「英文ビジネスレターの封筒の書き方」もご参照ください。


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