ビジネスレターを英語で送る

ビジネスレターの場合、ビジネスの成否が封筒に使われる紙の質や住所の書き方一つによって、判断されることもしばしばあります。『英文ビジネスレターの宛先・住所の書き方』記事と併せてぜひ参考にして下さい。

【目次】  

英文ビジネスレターの封筒の選び方

ビジネスレターの場合、その書き方(封筒も含め)細心の注意が必要であると言われています。ビジネスの成否、可否が、封筒に使われる紙の質や、住所の書き方一つによって、判断されることもしばしばであるといいます。

ビジネス用の封筒は通常、USサイズでは横24cm×縦10.5cmのもの(定形外扱い)、国内サイズは日本工業規格洋形4号横23.5cm×縦10.5cmのもののいずれかを使用します。できれば、コットン100%の上質紙を使う方が印象が良くなります。
 

英文ビジネスレターの封筒の表書き

使用する封筒は、ビジネス用と個人用とでは、サイズが違います。基本的に大型封筒または、エアメール用の赤青の枠取りのある封筒を使用するのが一般的。今回は、白色封筒で書く場合をご紹介いたします。
 
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赤青縁取りの封筒の場合は、記入不要ですが、白色封筒の場合には、郵便注記(Mailing notation)を切手下あたりに明記します。取扱い注記(on-arrival notation)は、左側に書くのが通例です

 

英文ビジネスレターの封筒裏面(私信の場合)の差出人記入例

個人的な内容の私信の場合、差出人は、封筒裏面のベロ部分に記載します。既に会社名が印刷されている封筒を使用する場合は、会社名の上に個人名をタイプします。通常、自分の名前でも、敬称(Mr./Ms./Dr.)を付けます。特に日本人の場合には名前だけでは性別が分かりにくいので必須事項とも言えるでしょう。
 

英文ビジネスレターの必要項目

  1. 宛先(Mail Address)
  2. 差出人住所(Return Address)
  3. 郵便注記(Mailing notation):取扱い注記(on-arrival notation)

となります。英文レターの場合、差出人住所(Return Address)が、封書表面の左上記載される点が、特徴的なポイントと心得ておきましょう!会社宛でも私信の場合は、差出人住所は封筒裏面に記載されます。また、アメリカを宛先とする場合、住所の州名は、略語を用いるのが普通です。
 

英文ビジネスレターを親展・速達で出すには?

■取扱い注記例:封筒の左中央あたり
  • CONFIDENTIAL:親展(極秘)
  • PERSONAL/PRIVATE:親展
  • URGENT/IMMEDIATE:至急
  • WAIT ARRIVAL:本人到着待ち
  • PRINTED MATTER:印刷物
  • PLEASE FORWARD TO MR./MS.:***氏に転送願います
  • INVOICE ENCLOSED:請求書在中
  • SAMPLE OF MDS:商品見本
  • PLEASE DO NOT FOLD:二つ折禁止
  • F.I.O.:ご参考用(for information only)
  • F.Y.I.:ご参考まで(for your information)

■郵便種別注記例:切手の右下
  • (VIA) AIR MAIL:航空便
  • EXPRESS/SPECIAL DELIVERY:速達
  • REGISTERD (MAIL):書留
  • CERTIFIED MAIL:配達証明
  • POSTRESTANTE:局留
  • SURFACE MAIL:船便・車両による配達

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