「再三にわたり」はOK？相手を不快にするNGビジネスメール4選 [ビジネス文書] All About

ビジネスメールではNG！「再三のお願い」などイラッとさせる言葉

再三にわたりお願いは気を付けるべき言葉？

受け取ったメールに余計なひと言が書かれていて、嫌な感じがしたり、モヤモヤしたりしたことはありませんか？感情が整理されないまま、こちらもやり返すとSNSの炎上さながらヒートアップしてしまいます。ビジネスメールで大切なのは冷静さ。あなたに書いてほしくない余計なひと言を4つ、そして書きたくなったときの対策もご紹介します。

＜目次＞

NG例1. さっきも言いましたけど

「さっきも言いましたけど、××を■■に直してもらえませんか」。これは自分の正しさを強調しつつ、相手のポカミスを責めるときの伝え方だと思います。「何度も説明するのって手間なんだけど」「理解が悪くて、まったく嫌になっちゃうな」の気持ちが見え隠れしていますよね。

「前回ご説明した通り」「繰り返しになりますが」「再三のお願いとなりますが」も言葉遣いは丁寧ですが、言いたいことは同じです。ではどうしたらよいでしょう。

＜対策＞
「さっきも言いましたけど」などの前置きは省く。なくても意味が通じるなら削除して！

NG例2. メールを読みましたか？

メールを送った後、相手から返信がないと、不安に駆られることがあります。しかし、「メールを読みましたか？」とストレートに書くのはいかがなものでしょうか。返事を急かしたい気持ちは分かりますが、誰でも都合があります。催促する場合は、伝え方に工夫をするとよい反応が返ってくるのでは？

＜対策＞
急ぎの用件でなければ、2～3日待ってみる。急ぎの場合は、「〇〇日にメールをお送りいたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです」と丁寧な文章のメールを送る。

また、今後は次のように返信期限を設けてもよい。「恐れ入りますが、〇〇日までにお返事をいただけますでしょうか」など。

目上の人に返信期限を設定しにくい場合は、メールの最後に「まずは受信された旨のお返事だけでもいただけますでしょうか」や「『了解』の一言だけお返事をいただけませんでしょうか」と書く方法もある。

NG例3. 分かりましたか？

「分かりましたか？」は相手の理解度を確かめるフレーズです。間違ってはいませんが、人によっては上から目線の印象を持たれるかもしれません。丁寧な言葉遣いに言い換えるとよいでしょう。

＜対策＞
「ご不明な点はありませんでしょうか」「私のお伝えの仕方で分かりにくい点はありませんでしょうか」などと書くと感じがよくなる。

NG例4. 〇〇日以内に返信がない場合は

冷静さは武器になる

「本件はこのまま進めてよろしいですか？〇〇日以内に返信がない場合は、承諾したものとみなします」といった書き方は、高圧的かつ一方的な印象を与えるので避けましょう。

相手に許諾を得るときは、「いかがでしょうか」と伺いを立ててから返信を待つことをおすすめします。

＜対策＞
「本件はこのまま進めてよろしいですか？恐れ入りますが、〇〇日までにお返事をいただけますと幸いです。スケジュールが厳しいようでしたら、遠慮なくお知らせ願います」などと書く。

「そんなつもりじゃなかったのに」と後悔しては遅い

メールの書き方によって、相手が仕事に協力してくれるかどうか決まることもあります。そもそもメールは無機質に伝わりやすい媒体で、伝え方に配慮がないと相手に冷たい印象や失礼な印象を与えかねません。「そんなつもりじゃなかったのに」と後悔しては遅いのです。ですから、紹介した4つの余計なひと言は避けるのが賢明でしょう。この記事を読んでくださったあなたは、読んだ人を味方につけるメールをぜひ送ってください。

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