署名は「名刺」代わり

メールの最後には署名が必須です。相手が名刺を探さなくても連絡が取れるよう以下の情報を載せます。
  • 会社名
  • 部署名
  • 名前
  • 電話番号
  • FAX番号
  • 住所
  • メールアドレス
  • ホームページのURL
相手が至急連絡を取りたいときに備え、電話番号などメール以外の通信手段を書いておくと親切です。GmailやOutlookといったメールツールであらかじめ設定しておきましょう。
 

これはNG!分かりにくいデザインのメール署名例

必要な情報をシンプルに載せよう

必要な情報をシンプルに載せよう

まずは、NGの署名を紹介します。

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過去3,000社のクライアントを抱える日本一のコンサルティング会社 
社長インタビューが、おはよう新聞(○月○日朝刊)に掲載されました!!

ガッチリコンサル(株)
人事部 主任 佐藤 一郎  ~いつもあなたのパートナー~
TEL:+81.3.0000.0000  FAX: +81.3.0000.0000
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■メール署名例のNGポイント

1.罫線がにぎやかなので、目がチカチカする
2.PRがくどい
3.自分の役職を載せている
4.電話番号がよくわからない

メールの署名における基本の罫線の作り方

罫線は記号をつなげると作れます。半角で「----------」「======」などがおすすめで、これならうるさく感じません。一方、「♪」「★」「☆彡」「♥」などは、ビジネスメールには向きません。
デキる印象を与えよう

デキる印象を与えよう

 

長期休暇もさらりと伝える!「お知らせ」の入れ方

署名にPRを載せるのはマナー違反とまでは言えませんが、長かったり、毎回送られてくると、相手に不快感を与えかねません。

その代わり「お知らせ」を署名に入れてはいかがでしょうか。
たとえば、年末年始の休業期間を書けば、連絡する手間が省けます。
個人的に3日以上休暇を取る予定があれば、その1か月前くらいから署名に加えておきましょう。読み手にインプットされるので、配慮してもらえます。

クールビズ期間には「軽装で失礼します」などのお断り文を載せる企業もあります。いずれにせよ「お知らせ」は1~2行にまとめましょう。
これらを踏まえてOKの署名を紹介します。

12月29日(月)~1月2日(金)は、年末年始休業いたします。
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ガッチリコンサル株式会社
人事部 佐藤 一郎 (サトウ イチロウ)

〒000-0000 東京都中央区○○一丁目2番3号
TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000
E-mail:ichiro-sato@gacchiri.XX
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何年間も同じ署名を使っている人は、この機会に見直してみませんか?
署名をもっと活かして仕事をサクサク進めましょう。

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