社内メールのマナー！例文付き・社内メールの書き方 [ビジネス文書] All About

ビジネスメールを社内で送るとき、宛名に役職名は必要？

ビジネスメールマナーとは

社内メールのはじめに「山田部長」などと役職まで書く企業があります。それが定着していると、意外に厄介です。ある若手社員が言っていました。「次長なのに課長と書いたら、叱られちゃいました。だから役職を間違えないように、何度も社員名簿をチェックしています」

＜目次＞

社内ビジネスメールは「さん」で統一が社内効率アップに！

速く書けば仕事がはかどる！

このエピソードから感じたのは、「もっと大事な仕事に時間を割くべき」ということです。

そこで提案！　

もしメール数が多いなら、役職を入れず「さん」で統一してはいかがでしょうか。「様」はお客様向きで、「さん」にすると会話のように自然です。ガイドが改善活動をお手伝いした企業では、社長も含めて「さん」づけに変えました。

できる人のビジネスメールは無駄な3要素がない！

社内メールは簡潔でOK。お互いに以下の３つはやめましょう。
× 長文
× リンクが多く貼ってある
× 添付ファイルがいっぱい

速く書いて、速く読める。これがデキる人の社内メールです。

ビジネスメールを社内で使うときは敬語を使いすぎないで！例文を紹介

短文にするには、敬語を使いすぎないのもポイントです。2通のメールを比べてみましょう。

１．丁寧すぎる文例

議事録をお送りいたします。
ご覧いただきまして、気になる点などありましたら、なんなりとご指摘くだされば幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、なにとぞよろしくお願い申しあげます。

では、これを「丁寧すぎない文例」にしてみます。

２．丁寧すぎない文例

議事録を送ります。
改善点などありましたらご指摘願います。

対比してみると、1より2が時短メールですね。さらに文体もおさえておきましょう。

社内メールは「敬体」社外メールは「最敬体」、文体を使い分けよう

社内と社外メールは違う

敬語の文体には「敬体」と「最敬体」があるのをご存じですか？

これらを使い分けると毎回悩まずスラスラ書けるようになります。

社内なら「です」「ます」「します」などの敬体にするのがベストです。一方、社外には「ございます」「いたします」などの最敬体を使います。

◎（敬体）　クールビズについて案内します。　
× （最敬体）クールビズについてご案内申しあげます。