ビジネスメールでは正しい敬語を使うのがマナー

ビジネスメールの正しい敬語

ビジネスメールの正しい敬語

友達とやりとりするLINEや携帯メールとは違い、ビジネスではキチンとした言葉を使うのが最低限のルールです。  

ビジネスメールにふさわしくない学生言葉

言葉遣いを正そう

ビジネスメールの言葉遣いは大丈夫?

まずは、よく使ってしまいがちな学生気分の言葉3つを紹介します。ある新入社員が日報に書いてしまい、上司から叱られた!という事例もあるので確認してみましょう。

1.超言葉
例「超むずい」「超パ二クリました」

対応策
・「超」は止め、サイズ感を出すなら「大変」にします。
・「むずい」は「難しい」、「パニクリました」は「動揺しました」に書き換えてください。

2.ら抜き言葉
例「添付ファイルが見れる」「朝はやく起きれた」

対応策
・「ら」を省略するのはNGです。
・「見られる」「起きられた」が正解です。

3.~的言葉
例「ボク的にはこう考えます」「アタシ的にはOKです」

対応策
「〇〇的には」を「私は」に変えましょう。
 

尊敬語と謙譲語を取り違えないで

質問します! 尊敬語と謙譲語の違いは何でしょうか?

答えは、相手の行為には尊敬語、自分の行為には謙譲語ということです。もし悩んだときは、主語が誰なのかをハッキリさせると答えがわかります。

■尊敬語と謙譲語の使い分けのポイントは主語の違い
では、普通語 「言う」を例にして違いを見てみましょう。
尊敬語: あなたが「おっしゃる」「言われる」
謙譲語: 私が「申す」「申しあげる」

この基本を知らないと、誤った使い方をしやすくなります。せっかく相手を高めたつもりでも逆効果となるので、取り違えないようにしましょう。

誤)ケーキをいただいてください
正)ケーキを召し上がってください

誤)お名前はなんと申されますか
正)お名前はなんとおっしゃいますか

誤)〇〇様がおられる
正)〇〇様がいらっしゃる
 

おっしゃる?おっしゃられる?意味のない二重敬語に気をつけろ!

丁寧に書こうとするあまり、敬語のダブル使いをする。これも敬語のミスとして、よく見かけます。さっそく例を見てみましょう。

誤)お客様がおっしゃられるとおり
正)お客様がおっしゃるとおり

⇒「言う」の尊敬語「おっしゃる」で十分。「れる・られる」はいらない。

誤)パンフレットをご覧になられましたか
正)パンフレットをご覧になりましたか

⇒「見る」の尊敬語「ご覧になる」で十分。「れる・られる」はいらない。
 

身内のことは低めて

最近レストランやデパートで若い店員の方と話をすると、「家族や同僚の話なのに尊敬語を使う人が多いな」と感じます。第三者に身内のことを話すなら低めるのがマナー。「敬称をつけない」「尊敬語は使わない」と覚えましょう。

誤)先輩、ウチのお母さんの話を聞いてくれますか?
正)先輩、私のの話を聞いてくれますか?

誤)お客様、綾小路部長はすぐにいらっしゃいます
正)お客様、綾小路はすぐに参ります
 

練習問題に挑戦して自信をつけよう

敬語の基本を知れば怖くない

敬語の基本を知れば怖くない

最後に練習問題を用意しました。次のフレーズをあなたなら何と書き換えますか?

Q1.お客様の反応はビミョーでした。
Q2.メールのほう読みました。
Q3.添付という形で送ります。
Q4.納期は○月○日でよろしかったでしょうか。

A1.お客様の反応は良いとも悪いとも言えませんでした。
A2.メールを読みました。
A3.添付で送ります。
A4.納期は○月○日でよろしいでしょうか。

敬語に自信をつけるポイントは2つあります。ひとつめは敬語の基本をおさえること。2つめは使って慣れることです。

ビジネスマナーの基本中の基本である敬語。正しい使い方で、あなたの価値をもっと高めましょう。

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