間違いに気づいたらすぐ対応する

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お詫びメールはお礼のときと同じく、スピードが大切です。間違いに気づいたら「早ければ早いほどリカバリーできる!」と心得え、すぐに対応しましょう。

基本的には、いきなりメールをするより、電話で謝ってから確認の意味でメールも送ると印象がよいものです。ただ、相手がオフィスにいればよいのですが、不在時や時間外であれば、メールを先に送る方が対処しやすい場合もあります。

いずれにせよ、メールの書き方は重要です。そこで「許してもらえるお詫びメール」に続き、「カチンとさせるお詫びメール」も紹介します。ぜひ対比しながら、ポイントを確認してみてください。

許してもらえるお詫びメール

シーン設定:「請求書の送り状を誤って郵送した場合」

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いつもお世話になっております。
ハッスル商事の鈴木でございます。

さっそくですが、貴社宛てに本日投函しました請求書につきご連絡いたします。
請求書自体に間違いはありませんが、誤って他社宛の送り状を添えてしまいました。

私の不注意によりご迷惑をお掛けし、お詫び申しあげます。

大変勝手なお願いではございますが、
本状が届きましたら、破棄くださいますようお願いいたします。

あらためて連絡させていただきますが、まずはメールでご一報申しあげます。
なにとぞご容赦くださいますよう、お願いいたします。
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では、文例のポイントを3つ挙げます。

ポイント1.ミスをしたときは、正直に事実を伝えます。

「誤って他社宛の送り状を添えてしまいました。」

ポイント2.キチンと謝ります。
「ご迷惑をお掛けし、お詫び申しあげます。」
「大変失礼いたしました。」

ポイント3.相手にお願いしたいことがあれば伝えます。
「本状が届きましたら、破棄くださいますようお願いいたします。」
そのとき「大変勝手なお願いではございますが」などの前置きをするとよいでしょう。

カチンとさせるお詫びメール

では、逆に相手をカチンとさせてしまうメールを挙げます。

1.謝罪の言葉が軽い

× すみませんでした m(-_-)m
× 超ごめんなさ~い。
× 土下座したい気分です。ぺこり。

「すみません」はお礼とお詫びの両方に使えますが、正式な謝罪には向いていません。

2.言い訳する

× 年末でバタバタしていたので
× 確認したつもりですが
× 私の担当ではないので

→自分(自社)の失敗を認め素直に謝りましょう。相手を感情的にさせてしまうので、間違っても言い訳はしません。

3.他人のせいにする

× 新入社員がミスをしまして
◎管理職である私の監督不行き届きです。
◎指導者として不徳のいたすところでございます。

× 上司がチェックしなかったので
◎社内の管理体制がうまく機能せず、お恥ずかしい限りでございます。

→同僚のミスは自分のミス!連帯責任と心得えましょう。

あ

 

お詫びメールは言い回しを丁寧にし、気持ちを届けましょう。あなたの気持ちが伝われば、「どうぞお気になさらずに」「今後ともよろしく」などの温かい返信がもらえるのではないでしょうか。

ただし、仏の顔も三度まで。同じ間違えを繰り返さないよう十分に気をつけたいですね。今回は社外の方へ向けた謝罪・お詫びメールの書き方をご紹介しましたが、社内・上司への謝罪であっても考え方は同じです。自分の間違いに気づいた場合は迅速に対応しましょう。

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