ビジネス文書の書き方とコツ！ 社外メールはどう書く？
ビジネス文書の書き方とコツ
この2つは、もちろん間違いではありません。たしかにササッと書けて、格好いいタイトルに仕上がりますがときに注意も必要。これらのタイトルは曖昧になりやすいからです。
たとえば、「新商品について」というタイトル。
読み手は「新商品って何？」「新商品をどうしたいの？」と、たくさんの疑問が湧いてしまいます。
では、もっとわかりやすい標題にするには、どうしたらよいでしょうか。
＜目次＞
ビジネス文書のタイトル（件名）には「内容」と「目的」を絞り込む
ベストなタイトルは、パッと見て文書の内容が伝わるものです。そのためには、次の２ステップで書くとよいでしょう。1．商品やサービス、案件、イベントなど対象を絞り込む
2．「その何なのか」文書の目的を入れる
例1 「新商品について」と書きたいとき
ステップ1：対象を絞り込む 「新商品らくらくファイル」
ステップ2：文書の目的を入れる 「新商品らくらくファイルのご提案」
例２ 「セミナーの件」と書きたいとき
ステップ1：対象を絞り込む 「メンタルヘルスセミナー」
ステップ2：文書の目的を入れる 「メンタルヘルスセミナーの開催通知」
いかがでしょうか。
ちょっとしたコツですが、ステップ2で完成させたタイトルは、ダンゼンわかりやすくなりました。標題をつけるときは、ぜひ2ステップで考えてみてください。
補足しますと、次のように「～について」「～の件」と書いても、もちろんかまいません。
大切なのは、絞り込んで目的が入っていることです。
・「新商品らくらくファイルのご提案について」
・「メンタルヘルスセミナー開催通知の件」
ただ、タイトルが長くなることから、なくても伝わる言葉であれば削除するのも一案です。
ビジネス文書の目的にはどんなものがあるだろう
ビジネス文書の目的
・お知らせ、通知
・ご案内、案内
・お願い、依頼
・ご回答、回答
・お礼
・お詫び
なお、タイトルを書くときも、社外文書と社内文書で使い分けをします。社外なら「お知らせ」と丁寧に、社内なら「通知」と単刀直入に書くようにしましょう。
社外文書に入れる結びの挨拶文の書き方
社外文書には、はじめと結びに挨拶文を入れるのがお決まりです。今回は、結びの挨拶文にフォーカスします。ここでも2ステップの小技があるので紹介します。
1．愛顧を願う
愛顧とは、「目にかけてもらうこと」を意味します。ですから、「自社や私のことを今後ともよろしく」のメッセージを書きます。
・今後ともよろしくご指導ご鞭撻を賜りますよう、お願い申しあげます。
・引き続き倍旧のご厚情を賜りたく、切にお願いいたします。
・今後とも変わらぬお引き立てのほど、お願い申しあげます。
2．用件をまとめる
文書の用件をまとめます。
・まずは書面にてご通知申しあげます。
・略儀ながら書中をもちましてご案内いたします。
ビジネス文書はタイトルと結びの挨拶文をそろえる
ひととおり完成したら、タイトルの「目的」部分と、結びの挨拶文の「要約」部分をチェックしてみましょう。このとき、2つの言葉がそろっていたら合格です。標題 「弊社事務所移転のご案内」
結び 「まずは書面にてご案内申しあげます」
標題 「お客様満足度アンケート記入のお願い」
結び 「略儀ながら書中をもちましてお願いいたします」
逆に、「ご案内」の標題なのに「お礼」で結んでいれば、内容がズレてしまったかもしれません。わかりにくい文書にならないよう、もう一度見直してみましょう。
読み手に「わかりやすい」と思わせる文書は、あなたの評価をさらにアップさせます。ぜひトライしてみてくださいね。
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