提案書作成時間を短縮させる3つのコツ

営業マンの中には、提案書の作成につい時間をかけてしまう人が多いようです。確かに提案書の内容次第で成約率も変わってくるわけですから、手を抜くわけにはいきません。

けれども実は、提案書の質を落とさずに作成時間を短縮させるコツがあります。今回はそんな一石二鳥の方法をみなさんに紹介したいと思います。

コツ1：同僚＆自分の過去の提案書を活用する

営業マンであれば、誰もが提案書を書いているものです。そこでオススメなのが、同僚と提案書を共有化することです。同僚が書いた提案書を見せてもらい、「これはいいな」と思えるものだったら、自分のパソコンにストックしておくのです。ただし単にストックするだけではなく、どんなところが「いいな」と思ったのか、ちゃんとメモもしておきます。

同時に、自分がこれまで作成してきた提案書もパソコンにストックしておきます。

すると自分のパソコンの中に、提案書のフォーマット集ができあがります。新しく提案書を作成するときには、このフォーマット集の中から活用できそうなフォーマットを取り出して、そのフォーマットの形式に沿って記述を進めていくと、ゼロから作るよりも時間をぐっと短縮させることが可能になるわけです。過去に作成した提案書の文言を、そのまま流用できる部分も少なくありません。

フォーマット集の中から、すぐに必要なフォーマットを取り出して活用できる状態にしておくために、普段からフォルダを整理しておいたり、ファイル名に一定のルールを設けておくと、検索性が高まり、より作成時間を短縮させることにつながります。

コツ2：細部に取りかかる前に、手書きで全体像を掴む

建築家はまず建物の全体像をスケッチしてから、細かい部分に関する具体的な設計図を描き始めるといいます。「どんな建物にしたいのか」という全体のイメージがはっきりさせてから部分を描いた方が、作業を効率的に進めることができるからです。

提案書を書くときにも、これと同じ手順が大切。いきなりパワーポイントを開いて細かい作業から始めるのではなく、まずは今回の提案書の概要を掴むことから始めます。全体像が見えないうちに細部の作業に取りかかっても、重要度が低いことにこだわりすぎて時間がかかったり、何から手をつけていいのかがわからずに無駄に時間を費やしてしまうことになります。

ですから最初に開くべきなのは、パワーポイントではなくノートです。ノートに手書きで、提案書の骨子やキーワード、全体の構成を書き出していきます。

最初にこの作業をしておくと、全体の大きな見通しがつくので、後の作業がぐっと楽になります。後は細かい部分を詰めていけばいいだけなので、精神的な負担も軽くなります。

全体像を描く作業は、お客さんとの打ち合わせの帰りにやってしまうのが一番。記憶が鮮明なうちにやった方が、かける時間が短くて済むからです。

コツ3：制限時間を決めて、作業に取り組む

ノートに提案書の骨子や全体の構成を書き出したら、いよいよその構成に沿って提案書づくりに取りかかります。

このときにオススメなのが、「表紙●分」「イントロ●分」「課題整理●分」というように、それぞれの作業にかける時間を決めてしまうこと。そしてストップウォッチを用意して、各作業を制限時間内で終わらせるように意識しながら作業に取り組んでいきます。

人は目標時間を設定すると「何とかクリアしたい」という気持ちが沸き起こってくるものなので、必死になってチャレンジしているうちに、どんどん作業が捗っていきます。

制限時間内に終了させるコツは、優先順位を意識することです。作業をしていると、フォントや色などの細かいデザインまでこだわりたくなるものですが、お客さんは提案書を読むときにはそんなことはあまり気にしていません。それよりは提案の骨子が、一目でわかりやすいレイアウトにすることの方が大切です。

作業をするうえで重要なものと重要でないものを分け、重要でないものについては思い切って時間を短く設定し、重要なことの方により時間を割きます。

また「タイトルはこのフォントを使う」とか「色はこれを使う」というように、 自分の中でルールを決めておくと、フォント選び等に迷うことがなくなり時間短縮につながります。

この3つのコツを実践すれば、提案書の質を落とすことなく、作成時間を大幅に短縮することが可能になります。そして空いた時間をアポイントやリサーチ、商談などに用いれば、より中身の濃い営業活動ができるようになるわけです。みなさんもぜひ試してみてください。