歓迎会の幹事を頼まれたときの準備の仕方

歓迎会,送別会,幹事

歓送迎会の幹事がやることチェックリスト

この春、新入社員や中途社員を迎えた職場では、「歓迎会」を開くことが多いでしょう。若手社員は幹事に任命されることが多くなります。今回は幹事を頼まれたときのお店選びや予算の決め方など、準備の仕方についてご紹介しましょう。

 

事前準備(1)日程・会場を決める

日程を決める
・何日か候補日を出す
・参加予定者全員に漏れなく都合を聞く

新入社員の歓迎会であっても、まずは忙しい上司から都合の良い日を何日か挙げてもらい、その中から参加者が出席しやすい日や業務的に無理のない日を候補日とします。

会場を決める
・職場からアクセスのよいところで探す
・遠くから通勤している人が帰りの電車の心配をしなくてもいい場所を選ぶ

住んでいる場所によっては、宴会の途中で切り上げないと帰りの電車に間に合わない人も出てきますので、会社の近くで探すのが一番「公平」かもしれませんね。

□お店を探す
・日頃利用していて使えそうなお店を覚えておく
・先輩や同僚に聞いてみる
・インターネットで、お料理の内容や予算、飲み放題の有無などを条件として検索する

何店か候補が決まったら、お店のホームぺージで店内の雰囲気をチェックしたり、近いところなら実際に店に足を運んでみると安心です。

お店のチェックポイント
・アクセスのしやすさ
・座席配置
・店員の接客態度
・店内の音楽、音量

 

事前準備(2)会場の予約と参加者への案内をする

お店の候補が決まったら、早速予約を確定させ、参加者に通知します。

お店を予約する
・お店に電話をして日時、人数、予算を伝える

サイトから予約ができるお店も増えましたが、直接電話をした方がよいでしょう。店員の応対態度からお店の雰囲気が伝わります。

予算については、お料理だけか、お料理と飲み物込みの料金なのかあらかじめ決めておく必要があります。その場でお店と相談してもよいでしょう。上司や新入社員には、苦手なもの・食べられないものを事前に聞くことも忘れずに。お店によっては、予算に応じて、お料理の内容を変更してくれたり、人数次第で特別な金額設定をするなど、臨機応変に対応してくれるところもあります。

予算は飲みもの込みで大体5000円ぐらいが安心して出せる金額でしょう。不安な場合は先輩に相談してみるといいですね。開始時間は、終業時間と移動時間を考慮した上で早めの時間に設定しましょう。

 
プライベートで訪れた店を覚えておく、ネットで検索するなど、幹事の仕事はお店探しから

プライベートで訪れた店を覚えておく、ネットで検索するなど、幹事の仕事はお店探しから。


□参加者に案内メールを送る

詳細が決定したら参加者にあらためて通知します。通知内容は以下の通りです。
 
  • 宴会名(「◯◯さん歓迎会」等)
  • 日時(開始時間と一緒に会社を出る時間も入れておくと便利)
  • 会場
  • アクセスマップ
  • 幹事の携帯電話番号(遅れる方や迷った方のために入れておきます)
  • 会費
  • 会費の徴収方法

【例】
関係各位
新入社員歓迎会のお知らせ
営業二課 美月
以下の通り決定しましたので、ご連絡させていただきます。
よろしくお願いいたします。



日 時:4月18日(金) 18:30~ *2時間制
会社は18:20に出ます
会 場:恵比寿 ●-18-18 ビストロMIZUKI 
https://allabout.co.jp/
所在地:URLの地図をご参照ください。
当日連絡先:090‐0000‐0000(美月携帯)
会 費:5,000円(料理・飲み放題)
徴収方法:15日までに、美月までお支払いください。

以上
営業二課 美月あきこ
内線 1234
□会費を集金する

基本は、出欠の確認をかねて、前日までに済ませておきましょう。

当日、会場で集金するのはやめましょう。開始時間までに全員が揃うとは限りませんし、お金の計算などにもたもたしていると開始時間が遅くなる可能性も出てきます。

当日の役割を確認

乾杯の挨拶、歓迎・送別の辞を述べる人を役職者などと相談して事前に決め、おおよその時間とともに伝えておきます。

次に当日の幹事としての心構えをご紹介します。

 
予算や料理内容は、会の趣旨や顔ぶれによって異なってきます。

和食、洋食、テーブル席、座敷など会の趣旨や顔ぶれによって予算や料理内容も異なってきます。



 

歓迎会当日の心構え

□開始時間の15分前に到着する

・取り皿、グラス、お箸などが人数分揃っているか
・上司にどこに座ってもらうか
・乾杯を誰にお願いするのか

などについて確認します。宴会が始まったら、お店の人に声をかけやすい末席(出入り口付近)に座ります。お料理や飲み物の出てくるスピードに注意して早すぎる遅すぎるなど、お店の人に伝えるなどして調整しましょう。

 
「お酒を飲みすぎているな」と感じる人には、さりげなくお料理を勧めるなどしましょう。また、逆にお酒を無理強いすることは絶対に避けましょう。

「お酒を飲みすぎているな」と感じる人には、さりげなくお料理を勧めるなどしましょう。また、逆にお酒を無理強いすることは絶対に避けましょう。


乾杯の挨拶・挨拶を割り割り
  • 時間をみはからって乾杯の挨拶、歓送迎会であれば最後に締めの挨拶をする人に声をかけます。

□幹事としての気配り
・所在なさそうな人には、「飲んでいらっしゃいますか」などと声をかける
・お酒が飲めない人への気配りも忘れない

お酒以外に水、ウーロン茶、オレンジジュースなどのソフトドリンクの注文も忘れずに。

宴会を上手に切り上げる

・「ラストオーダーです」など会終了の合図を出す
・全員にお茶を出してもらう

時間通りに終われるように皆をうながします。

宴会終了後も気を抜かない

・支払いを済ませる
・忘れものがないかチェックする
・全員揃っているか確認

追加料金が発生したら一旦幹事が立替え、後日あらためて全員分で割った分を徴収します。その際、明細を添付するようにしましょう。

□二次会のセッティング
・二次会の場所も大体の候補を考えておくと安心
・一次会中に二次会の場所を印刷したものを配布する

「今日はちょっと……」と人も中にはいるでしょう。無理に誘うと、せっかくの楽しい雰囲気が壊れてしまいます。「残念ですが……」という気持ちを表しつつ、気持ちよく見送りましょう。

ご覧のとおり、幹事はしなくてはいけないことがたくさんあります。いくら周到に準備をしても、予定通りにいかないことも多いものですが、臨機応変に対応しましょう。

 
一次会が盛り上がれば、二次会に!という流れも。大体の店のあたりをつけておくと流れもスムーズです。

一次会が盛り上がれば、二次会に!という流れも。大体の店のあたりをつけておくと流れもスムーズです。

チェックリスト(1)事前準備

□日程を決める
・何日か候補日をあげる
・参加予定者全員に漏れなく都合を聞く

□会場を決める
・職場からアクセスのよいところで探す
・遠くから通勤している人が帰りの電車の心配をしなくてもいい場所を選ぶ

□お店を探す
・日頃利用していて使えそうなお店を覚えておく
・先輩や同僚に聞いてみる
・インターネットで検索する

チェックポイント
・アクセスのしやすさ
・座席配置
・店員の接客態度
・店内の音楽、音量

□お店を予約する
・お店に電話をして日時、人数、予算を伝える
  • □参加者に案内通知を送る
  • 宴会名
  • 日時
  • 会場
  • アクセスマップ
  • 幹事の携帯電話番号
  • 会費
  • 会費の徴収方法

会費を集金する
・出欠の確認をかねて、前日までに済ませておく
 

チェックリスト(2)宴会当日の心構え

□開始時間の15分前に到着し確認
・取り皿、グラス、お箸などが人数分揃っているか
・上司にどこに座ってもらうか
・乾杯を誰にお願いするのか

□幹事としての気配り
・所在なさそうな人には、「飲んでいらっしゃいますか」などと声をかける
・お酒が飲めない人への気配りも忘れない

□宴会を上手に切り上げる
・「ラストオーダーです」など会終了の合図を出す
・全員にお茶を出してもらう

□宴会終了後も気を抜かない
・支払いを済ませる
・忘れものがないかチェックする
・全員揃っているか確認

□二次会のセッティング
・二次会の場所も大体の候補を考えておくと安心
・一次会中に二次会の場所を印刷したものを配布する


【関連記事】

※記事内容は執筆時点のものです。最新の内容をご確認ください。