幹事の気配りマニュアル

接待の目的は、日頃お世話になっている取引先に感謝し、コミュニケーションを深めて、今後のお付き合いを円滑に進めることです。接待＝「気配り」のイメージで気が重いかもしれませんが、今回は気配りの接待マニュアルをご紹介します。

接待の目的を忘れない

お酒の席だからといって、場が盛り上がればいいというものではありません。接待の目的を忘れないように。

接待で大事なのは、いかに相手方に喜んでもらえるか。「おもてなし」の心を忘れないことが、非常に大切になってきます。お酒の席でも、仕事の席です。会社を代表していることを、忘れないようにしましょう。

準備次第で接待当日の成果が決まる

■参加するメンバーを決める
接待をすることが決まったら、相手方の顔ぶれを考えます。自社側の参加者は相手方と同格、もしくは上役を選ぶようにします。たとえば相手方の部長クラスが出席するのであれば、こちらも部長クラスかそれ以上の役職が出席します。

■日程と予算を決める
予算は上司に相談します。日程は相手方からいくつかの候補をもらい、相手方の都合を最優先して決めます。

■店を選び
相手方の好みを最優先します。個室を予約する必要があれば、個室のある店を選びましょう。店の場所は、相手方の会社や自宅場所からのアクセスがよい場所を選ぶようにします。また、相手方の地位や年齢を考えて、少しリッチな雰囲気のところを選びましょう。チェーン系の居酒屋は、接待には不向きです。

■店の予約
予約をする前に下見に行き、店の雰囲気やトイレの位置をチェックしておくと安心です。店長または責任者に「当日はよろしく」と声をかけておきましょう。接待相手方が食品関係者、特に酒類関係会社の場合は、宴席に出すお酒もライバル会社の銘柄の飲み物を出さないように注意してもらいます。

相手方の好き嫌いをあらかじめ聞いておき、店側に伝えておきます。

■料理の選び方
予約の段階でコース料理を人数分、注文しておきます。お店に着いてからメニューを開いていると時間がかかり、お料理によっては出てくるのが遅いものも。あらかじめコース料理を注文しておくのがスマートです。

■参加者に案内の連絡を入れる
かしこまった接待の場合は、日時、お店の場所、地図を明記した案内状を郵送します。そこまでしなくてよい場合は、メールで同内容を送っておきます。

■手土産が必要な場合
手土産が必要かどうかを上司に確認します。必要なら日持ちのする菓子折りなどを前日までに用意しておきます。

■タクシーの手配
帰りににタクシーを利用していただくこともあるでしょう。タクシーチケットは、封筒に入れて用意しておきます。

■出欠の最終確認
接待の前日に参加者全員に連絡を入れ、出欠の最終確認をします。人数の増減がある場合は、お店に変更の連絡を忘れずに入れます。

いよいよ接待当日。 せっかく準備してきたのですから、最後までぬかりのないように。