見やすいプレゼン資料の作り方のコツ

プレゼン資料作成時のポイントとは?

プレゼン資料作成時のポイントとは?

ビジネスシーンの「フォーマルプレゼンテーション」というと、パワーポイントのスライドをスクリーンに映し出して、それを聴衆に見せながらプレゼンを進めていくというイメージが強いかもしれません。私も講師として研修の場に立つとき、大半はパワーポイントの資料を用いたスタイルです。

パワーポイントの資料作りについて、苦手意識を持っている人が多いのでは?資料作りにおいて押さえるべきポイントは実はシンプル。大原則といくつかの注意点さえ気をつければ、見違えるようにわかりやすいプレゼンテーションが可能になります。

主役は話し手、資料はワキ役

プレゼン資料をつくるとき、ポイント押さえていますか?

プレゼン資料をつくるとき、ポイント押さえていますか?

大原則として押さえてほしい重要なことは「プレゼンテーション資料はワキ役であり、主役ではない。主役はあくまで話し手であるあなた自身」だということです。まずはここを理解してください。

ここを考え違いしてしまうと、その後のすべてが間違った方向に進んでしまいます。資料が主役だと考えてしまうと「たとえ自分の話がわかりにくくても、資料を見たら全てがわかるように資料を作ろう。あらゆる情報をプレゼンテーション資料に盛り込もう」という発想になってしまいます。

その発想で作られた資料は、果たしてわかりやすいのでしょうか? たしかに、1人で読み込むための資料としては優れているかもしれません。若干の不明点が出てきたとしても、読み進めていればその不明点も解消されるのでしょう。なにしろ「あらゆる情報を盛り込もう」の発想で作られているわけですから。

しかし、これがプレゼンテーションを聞きながら見る資料という位置づけになると、情報の多さが裏目に出ます。話し手のトークに集中すると資料の文字が読めない。資料に集中すると話し手のトークが頭に入ってこない。人間は、人の話を聞きながら長文の文字を読むほど器用にはできていないのです。

プレゼンテーション資料と企画書は違う

考え方を変えて「資料はあくまでワキ役。主役は私」という位置づけに立つとどうなるのでしょうか? 資料はあくまでシンプルで、話し手のトークをサポートしビジュアル化する程度になります。

テレビの情報番組などのフリップを思い出してみてください。小さな文字でビッシリ埋められているフリップを見たことがありますか? おそらくないはずです。必要最小限の文字数に抑えられていて、文字よりも図解などを多用している。これがあるべきプレゼンテーション資料の形です。

少し補足すると、こういうことです。プレゼンテーション資料と、いわゆる企画書は別のものであると考えること。プレゼンテーション資料とは、話し手のトークが介在することを前提に作る資料なので、あくまで情報はシンプルに見せる。細かい部分が伝わらなくてもかまわない。なぜならば、そこは話し手のトークが担当する部分だから。

企画書は、話し手が介在しないシーンでも機能してもらわないと困る。例えば、営業マンがクライアント企業の担当者に企画書を渡したとしても、その担当者だけが納得してくれればよいわけではありません。担当者の上司であったり、その他関係者の間で1人歩きしてくれなくては困るのです。だから、詳細の情報も必要になってくる。この2つを混同しないことです。

プレゼンテーション資料作成のポイント

ここまでをご覧いただくと、やるべきことはほぼ見えているはずです。できるだけ、話し手のトークを邪魔しないシンプルなものにすること。これが重要なのです。もう少し具体的に見ていきましょう。

1■スライド1枚あたりの文字数を制限する
スライドに文字が詰まっていると、それを読むので精一杯。話し手の話が耳に入ってこなくなります。そうした事態を避けるためにも、文字数は制限するべきでしょう。

あるコンサルタントが「1スライドあたりの文字数は100文字以内」と言っているのを聞いたことがありますが、私の意見はもう少し厳しめです。1スライドあたり70文字以内を目指しましょう。

2■文字サイズ・行間を工夫する
文字サイズは最低でも20ポイント以上。そのスライドでの強調したいフレーズなどは、32ポイント以上を使いたいところです。また、行間も1.2行~1.4行くらいで調整してみるといいでしょう。

重要なのは視認性の高さ。パッと見て、聞き手が「見やすい」と感じるかどうかが決めてです。ここは特に、聞き手目線で考えることが必要です。

3■1スライド1メッセージ
1枚のスライドに複数のメッセージを詰め込むと、聞き手はどの話をしているのかがわかりにくくなってしまいます。たとえば3つのポイントを説明するプレゼンテーションをするのであれば、ポイント1とポイント2は別スライドで扱うべき。スペースが余っているからという理由で、1つのスライドで両方を盛り込んではいけません。

4■できるだけ図解する
文字数を減らしつつも、聞き手に伝わる情報量を増やすには図解が有効です。図解の手法については専門書に譲りますが、まずは心構えが重要でしょう。「このメッセージを説明するのに、良い図解はできないだろうか?」と常に考えるようにしてみましょう。

プレゼンテーション資料の例

最後に、私が実際のセミナーなどで使用しているプレゼンテーション資料から、2枚のスライドをお見せしたいと思います。文字数であったり、図解であったりのイメージが伝われば幸いです。大体、1スライドで5~10分くらい話す場合が多いですね。

図解の例。うまく図解をすると、文字で解説する場合に比べて、ぐっと文字数を減らして表現することができます。

図解以外のスライドでも、重要なキーワードを四角で囲んだり、文字サイズを変えたりすることで、強調したいキーワードとそれ以外がよくわかります。

繰り返しになりますが、大事なことは「プレゼンテーションにおける資料はシンプルに」が原則です。どうぞチャレンジしてみてください。