「今度、初めて本格的なプレゼンをすることになったが、何から手をつけてよいかわからない」とか「そもそも、プレゼンテーションがどんなものかもイメージつかない」というあなた。初めてのことに取り組むには不安が付きまといますよね。

てーそんな不安を払うために、プレゼンテーションの全体像を掴みませんか。ここではプレゼンテーションの定義や、その目的、知っておくべき基本的なポイントをお伝えします。

プレゼンテーションとは?

プレゼンテーション
フォーマルなプレゼンテーションだけがプレゼンテーションではない!
まずは、そもそも論。プレゼンテーションの定義についてです。世の中でプレゼンテーションという言葉が使われるとき、非常に絞った使われ方と、広い捉え方があります。それぞれを「狭義のプレゼンテーション」「広義のプレゼンテーション」と呼ぶとしましょう。

■狭義のプレゼンテーション
狭義のプレゼンテーションは、いわゆるフォーマルプレゼンテーションのこと。複数人数の聴衆の前に立ち、時にはプロジェクターとスクリーンなどを使いながら、自分の意見や情報などを伝える。ビジネスにおいてならば、重要な説明や説得の際に用いられることが多いでしょう。

■広義のプレゼンテーション
それに対して、広義のプレゼンテーションとは、ずばり「ビジネス上における話すこと全て」を指します。一旦仕事上で口を開けば、それはすべてプレゼンテーションであると捉えているわけです。例えば、1対1での商談のシーン。例えば、上司に対する報告のシーン。例えば、同僚とのちょっとした意見交換のシーン。すべてがプレゼンテーションであるという捉え方です。

狭義のプレゼンテーションと広義のプレゼンテーション、私が考えるプレゼンの定義としてより重要なのは後者です。つまり、プレゼンテーションとは、仕事場のコミュニケーションのほとんどがプレゼンテーションであると。

そう考えると、仕事をしている方すべてにとって、プレゼンテーションとは無縁ではないわけですね。

プレゼンテーションの目的

狭義のプレゼンテーションであれ、広義のプレゼンテーションであれ、プレゼンテーションを行う目的に違いはありません。プレゼンテーションを行う目的は大きく3つ。

「理解」「納得」「行動」です。この3つは、別々のものというよりも、ステップになっていると考えたほうがわかりやすいかもしれません。

■STEP1 理解
伝えた情報に対して、頭でわかってもらうこと。聞き手が今まで知らなかった情報を伝え、それを理解してもらうというのは、プレゼンテーションの役割の大きなひとつです。学校の授業などは、その典型的なものとして理解しやすいでしょう。

■STEP2 納得
理解した内容が腑に落ちて「その通りだなぁ」と思ってもらうこと。STEP1どまりとSTEP2の違いは、「言ってることはわかるけど、なんとなくピンとこない」のと「よくわかった。おっしゃる通り!」の違いです。朝礼のスピーチなどは、このSTEP2までが求められるものの例にあたるでしょう。

■STEP3 行動
理解・納得してもらい、その結果として聞き手の行動にまでつながる。これがプレゼンテーションの究極のゴールです。このSTEP3までが求められるプレゼンテーションはなかなか大変ですが、それが求められることも少なくありません。

例えば、営業におけるセールスプレゼンテーション。これは相手に契約書にハンコを押してもらってナンボの場。極論を言えば、たとえ相手に気に入って(納得して)もらっても、結局購買に至らなければ意味がありません。

プレゼンテーションの大家、デールカーネギーの名著に『人を動かす』がありますが、これなどはまさにSTEP3までを目指す視点がタイトルから見て取れます。

ここまで、プレゼンテーションの定義と目的についてお話ししてきました。ここではとても大切な「プレゼンテーションの基本原則」について、2つお伝えしたいと思います。

成否は受け手が決める

プレゼンテーション
プレゼンテーションの語源はプレゼント
プレゼンの目的は、理解・納得・行動だと言いましたが、それは誰の理解・納得・行動でしょうか? そう、受け手なのです。だから、話し手である私たちがどんな試行錯誤をしようとも、受け手に理解・納得・行動してもらえなければ成功には至りません。

言い換えれば、プレゼンテーションの成否は全て、受け手が決めることです。行動の主体は話し手だけれども、決定の主体は聞き手である。これが第一の原則です。この原則が理解できると、聞き手の興味・嗜好をリサーチしたり、それに沿ったプレゼンテーションをすることの本当の重要性がわかると思います。

プレゼンテーションの語源は「プレゼント」だそうです。プレゼントも、ただ相手に渡せばOKというものではないですよね。貰った相手が喜んでくれないと意味がないから、相手の欲しいものを探るじゃないですか。それに、プレゼントを渡すタイミングとか、そのときの一言メッセージにもこだわるじゃないですか。それと同じことを、プレゼンテーションでもやろうということです。

プレゼンは2W1Hの影響を受ける

2W1Hとは、「Who(誰が)」「What(何を)」「How(どのように)」の3つです。

■Who(誰が)
プレゼンテーションにおいて、そのメッセージを誰が発信するかは非常に重要。同じメッセージでも、誰が発信するか次第で受け手の反応は大きく変わってきます。あなたにも心当たりがあるのではないでしょうか?

例えばあなたが会社の若手社員だったとして、大好きな上司Aさんから「しっかりしろよ」と言われると「自分のことを見てくれている」と好意的に受け取るのに、大嫌いな先輩Bさんから同じことを言われても「お前に檄飛ばされたくないわ!」と思ったり。

■What(何を)
当然のことながら、どんなことをどんな表現で伝えるのかによって、受け手の反応は変わってきます。そのメッセージは本当に伝えるべきメッセージなのか? その表現でもっともよく伝わるのか? そうした視点から自分のプレゼンテーションの内容を確かめてみるのが良いでしょう。

ビジネスシーンで言えば、部下から上司への報告場面はわかりやすいかもしれません。同じ状況を報告するのにも、とても論理的でわかりやすく話す部下もいれば、とても話がわかりにくい部下もいる。できれば、前者でありたいものです。

■How(どのように)
伝え方も、プレゼンテーションに対する受け手の反応を大きく左右します。話し手は自信ありげにそのメッセージを話しているのか? 好感が感じられる話し方なのか? そうした所が、メッセージと同等にチェックされているということです。

例えばあなたのもとに来た営業マンが、堂々と自社商品に自信を持っている風に話すのか、恐る恐る話すのかでは、印象って大きく変わりますよね。

今回の記事ではプレゼンテーションのベーシックな部分について触れてきました。読むと当たり前に感じられることも多かったと思います。しかし「澄んだ川ほど浅く見える」と言います。当たり前のことだからこそ、軽く扱うのではなく、しっかり意識して欲しい内容です。

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