毎日、たくさん届くメール。あなたの受信トレイはきちんと整理されていますか?いざというときに必要なメールがすぐに探し出せないなどということはありませんか? 今回は、すぐにできるメールボックスの整理術を紹介します。※ここでは、「アウトルックエクスプレス6.0」を例に解説します。

「削除済みアイテム」は常にクリーンに

ご存じの通り、メールは「削除済みアイテム」に移動するだけでは、完全には削除されません。これをこのまま放っておくと、メールボックスやハードディスクの容量を余分に使うことになってしまいます。下記の方法で「削除済みアイテム」のメールを自動的に削除するよう設定すれば、いつでも「削除済みアイテム」フォルダをきれいな状態で保つことができます。

■「削除済みアイテム」を自動的に空にする方法

1.メニュー「ツール」→「オプション」→「オプション画面」を開く。
2.「メンテナンス」タブをクリックして選択。
3.「メッセージのクリーンアップ」欄の「終了時に[削除済みアイテム]を空にする」にチェックを付ける。
4.「OK」ボタンを押す。
操作画面
「メッセージのクリーンアップ」欄の「終了時に[削除済みアイテム]を空にする」にチェックを付ける


フォルダを使ってメールを整理

いくらいらないメールを削除しても、必要なメールがきちんと整理できていなければ、あまり意味がありません。「フォルダ」を使ってメールを区分けしてみましょう。そこでまずは、新しいフォルダを作成して手動でメールを移動する方法を紹介し、次に受信したメールを自動的に別のフォルダに振り分ける方法を紹介します。

■まずは、新しいフォルダを作成する
操作画面
メニュー「ファイル」→「フォルダ」→「新規作成」の順に選択


1.あたらしいフォルダを作成したい場所のフォルダ(たとえば「受信トレイ」フォルダ)の上で右クリック。
2.メニュー「ファイル」→「フォルダ」→「新規作成」の順に選択。
3.「フォルダの作成」画面で「フォルダ名」を入力して「OK」ボタン。
4.受信トレイから移動したいメールを選んで、このフォルダにドラック&ドロップ。


メールを自動的に振り分ける方法とは? 次ページで詳しく解説!