ToDoは週間スケジュール・月間スケジュールと別ページで
週間スケジュール・月間スケジュールが、時間という観点で全体を眺められるように、ToDoリストが『やるべきこと全体』を俯瞰できることが求められます。
だから、ToDoリストは、週間スケジュール・月間スケジュールと別ページで管理するようにしたほうが良いですね。以前のコラムで述べたように、私はToDoリストのページに付箋を使って、やるべきことをペタペタと貼っていくようにしています。
スケジュール帳はどんどん書き込み、何度も見直す
ここで、スケジュール管理のポイントを申し上げましょう。必要な情報はどんどん手帳に書き込んでいくこと。
例えば、訪問先の電話番号や、電車の時刻、絶対忘れてはいけない持参資料など。多少ゴチャゴチャしても大丈夫。手帳に記入したことを何回も見直せば、チェック漏れはほぼ100％防げます。
そのためにも、1日に何度も何度も手帳を見ること。10～20回は当たり前。マクロなスケジュールおよびミクロなスケジュールを両方しっかりみて、見落とし等がないようにします。
スケジュール管理をつきつめて考えると
このスケジュールの詳細を手帳に書き込むプロセスと、それを何度も読み返すプロセスがスケジュール管理の核です。
スケジュール管理とは、なにもスケジュール帳の時間を予定で埋めることを言うのではありません。予定を頭の中でイメージングして、何度も何度もリハーサルをすることこそが、スケジュール管理の本来の意味だと、私は思っています。
たとえば、営業の現場。お客さんのところへ向かう電車に乗ってから、「しまった、あの資料も持ってくればよかった」なんて人は、典型的なイメージング不足です。そういったイメージングを、手帳を書いたり読んだりしている間に、前もってしておくわけですよ。
２回にわたって、スケジュール管理について書いてきましたが、まさに言いたいのはこの結論です。再度、言います。
『スケジュール管理とは、予定を頭の中でイメージングして、何度も何度もリハーサルをすること』
この原点を忘れなければ、各自の創意工夫のもと、スケジューリング力は高められると思います。
■関連サイト
