英語でのメモの書き方！社内英文メモの効率的な作成方法 [ビジネス英会話] All About

英文メモの書き方……社内英語文書の基本

効果的な英文メモとは？

外資系などで、社内で使われる文書に英文社内メモがあります。ビジネスレターが外部向け文書とすれば、社内メモは、社内向け文書の典型です。

ただ、会社によりそれぞれ独自の形式があるので、決まった形式はありませんが、ここでは、最も一般的な英文社内メモの書き方と形式をご紹介いたします。最近では、すべてCCメールで処理されることがほとんどかも知れませんが、書類上の形式はメールでも応用が可能です。

＜目次＞

英文メモの基本的なフォーマット

MEMORANDUM　　　　
（社内メモ）　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　Universal Machinery Ltd.　　　　　【自社名】

↓（左右に振り分ける配置でも可）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
To: 【受信人名】
From：【発信人名】
Date: 【日　付】

Subject:____________________________________ ⇒【件名】

【本文】

　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　____________【署名】

Attachment: 【添付書類】

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

＊英文メモに必要な必須記入項目をまとめれば、以下のようになります。

■必須記入項目

　１）受信人名（To)
　２）発信人名（From)
　３）日付（Date)
　４）件名（Subject)
　５）本文（Message)

　＊表題の"Memorandum"は、簡単に"MEMO"と記載するだけでも構いません。

ややフォーマルな社内メモ（極秘メモ）

効果的な英文メモと

社内でも、まだ開発中の案件や、社外に知られたくない内容の場合には、下記のように、ヘディング（Heading)の上に、"Confidential" もしくは、"Personal"を付記します。また、重要なメモの場合には、責任の所在を明確にするために、配布先や、差出人と書類作成者を分けて明記する場合もあります。これも必要に応じてですので、決まっている訳ではありません。（＊社内文書なので、ヘディングには、会社住所、電話番号等は、付記しません。）

CONFIDENTIAL

Universal Machinery Ltd.
Interoffice Memorandum　　　　
（極秘社内メモ）
　　　　　　　　　　　　　　　

↓（左右に振り分ける配置でも可）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
To: 【受信人名】　　　　　CC: 【写しの送付先】
From：【発信人名】
Date: 【日　付】

Subject:____________________________________ ⇒【件名】

【本文】

　　
____________ 【タイピストイニシャル】
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　____________【署名】

Attachment: 【添付書類】
PS:　　　　　【追伸】
Distribution:___________ ⇒【配布先リスト】
　　　　　　 ___________
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

＊形式を整える英文メモの場合には、必須項目に加え、下記項目が必要となります。（ただし、状況に応じてですので、あくまで目安です。）

■オプション記載事項

　１）極秘扱い（Confidential)
　２）ヘッディング（Heading)
　３）写しの送付先（Copy)　
　４）タイピスト・イニシャル(Typist's Initial)
　５）追伸/P.S.(Postscript)

社内英文メモの一例

効果的な英文メモとは？

英文メモの形式は、基本的には、自由ですから、ここでは、先に示した基本フォーマットをわざと崩してみました。ご自身でも、会社のスタイルに合わせて、応用なさってみてください。
この他の形式としては、【本文】下に、相手の【返信】欄を設ける形式もあります。

MEMO
Universal Machinery Ltd. 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
Date: May 9, 2022
To: John Webster,Edward Young,Thomas Carlyle,Andrew Marvell
From： Daniel K. Robertson

Subject: Weekly Department Head Meeting,
May 17, 10:30 A.M.,Main Boardroom

The Weekly Head Meeting is set for May 17 at the Main boardroom 10:30 A.M. to 16:30 P.M..
Please arrange your schedule so you may attend.

We will have full details on the new product lines with complete training sessions.

Daniel K. Robertson

Attachment: Agenda

PS: Lunch will be provided during the meeting as usual.　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

英語でメモを書く際の注意事項

■英文メモは社内の記録文書となります。ですから、内容は、常に正確を期したものでなければなりません。簡潔かつ、必要最小限の記述を心がけるべきです。

■読み手の立場をよく考えた記述とします。押し付けがましい表現や、命令的な表現（例：I demand, I insist, I require, You must,etc)は避けなければなりません。

■Subject（件名）は、Weekly Meetingなどのように、曖昧な表現は避け、上記例文サンプルのように、多少長くとも、何の用件かが、すぐに分かる内容にします。

■また、問題を指摘する場合には、個人の意見感想ではなく、事実や、統計、数字で示すことが大切です。さらに、問題提起の場合には、必ず、それに対する、解決法もしくは、解決のためのプランを示しておくことが必要です。

■いつでもポジティブな表現を心がけ、否定的な表現は極力避けます。

＊社内で使う英文メモは、社内英文書類のいわば、基礎。
簡潔、かつ正確な記述は、英文書作成のすべてに共通するポイントであるといえます。また、書類は記録と考え、事前の情報収集を怠らないようにいたしましょう！

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