＜目次＞
1. 添付ファイルは本文を書く前に付ける
添付ファイルのモレをなくそう
ファイルを添付するなら、本文を書く前に添付しましょう。先に本文を書きあげてしまうと、ホッとして添付しないまま「送信」してしまう人がいるからです。
さらに、件名には「添付２」などファイルの総数を入れておくようにします。そうすると送り手は最終チェックができ、もらった相手は正しく２つ届いているかを瞬時にチェックできるでしょう。
件名の例 ： 【資料送付】〇〇会議（添付２）
2. メールの分量は一度に画面に表示できるまで
相手に届いているのに、読んでもらえないメールがあります。その原因のひとつに、本文が長すぎることが挙げられます。ダラダラと書いたり、改行していなかったり、「P.S.」や「追伸」があると、ビジネスよりもプライベートメールを連想させます。その結果、読み飛ばされたり、捨てられてしまう場合があります。
そこで対策！ メールの分量はスクロールしないで一度に画面に表示されるまでにしましょう。書き方は次の3つを参考にしてください。
1. 結論を前にもってくる
2. 件名は、本文を要約して内容がひと目でわかるように
3. 箇条書きを使う
3. 大事なメールは返事をもらう
大事なメールは返信をもらおう！
大切な内容を送るときは、「受領」の返事をもらうようにしましょう。お願いする方法はカンタンで、次のフレーズを書き添えてみてください。
まずは受領の返信だけでもくだされば幸いです。
ほかには、メールソフトの開封確認（開封通知）を使う方法もあります。ただ、不快に感じる人も５割いるとか。それより感じのよいフレーズで「お願い」しましょう。
4. 宛先はアドレス帳から選ぶ
OutlookやGmailなどは、オートコンプリート機能といって名前やメールアドレスの一部を入力すると、連絡先や履歴から候補のアドレスが表示されるしくみがあります。例えば、山本さんにメールを送りたいときは、「山」や「y」を入力すると複数のアドレスが出てくるので、その中から選ぶだけ。アドレス帳から探すよりスピーディに宛先入力ができるので便利です。
その反面、宛先を間違えやすいので注意してください。実は私のところにも、他社の鈴木さんへ送るべきメールが間違って届くことがあります。なにせ鈴木は日本で２番目に多い名字ですから、たくさんの候補者が出てきて選択ミスをしたのでしょう。
誤送信は情報漏えいにつながります。多少面倒でも、宛先はアドレス帳から選ぶようにしましょう。
ミスをなくしたい方にはガイドの著書も！
今回はメールにありがちなミスをテーマにしました。
ガイド 鈴木真理子の著書
ガイドの著書『やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ』には、「メール・ビジネス文書」のほか、「整理・整頓」「メモ・ノート」「報連相」「スケジュール・時間管理」「仕事の習慣」「日々の心構え」などの章があり、77のワザを載せています。
ミスなく速く仕事をするために、ぜひご活用ください。
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