1. 添付ファイルは本文を書く前に付ける

メールにファイルを添付したかったのに、ウッカリ忘れることはありませんか? 1通で済むはずが2通送信することになり、「先ほどは添付をし忘れまして……」と謝る。これは、なんとも格好が悪い! ぜひ添付ミスをなくしましょう。
添付ファイルのモレをなくそう

添付ファイルのモレをなくそう



ファイルを添付するなら、本文を書く前に添付しましょう。先に本文を書きあげてしまうと、ホッとして添付しないまま「送信」してしまう人がいるからです。 

さらに、件名には「添付2」などファイルの総数を入れておくようにします。そうすると送り手は最終チェックができ、もらった相手は正しく2つ届いているかを瞬時にチェックできるでしょう。

件名の例 : 【資料送付】〇〇会議(添付2)

2. メールの分量は一度に画面に表示できるまで

相手に届いているのに、読んでもらえないメールがあります。

その原因のひとつに、本文が長すぎることが挙げられます。ダラダラと書いたり、改行していなかったり、「P.S.」や「追伸」があると、ビジネスよりもプライベートメールを連想させます。その結果、読み飛ばされたり、捨てられてしまう場合があります。

そこで対策! メールの分量はスクロールしないで一度に画面に表示されるまでにしましょう。書き方は次の3つを参考にしてください。

1. 結論を前にもってくる
2. 件名は、本文を要約して内容がひと目でわかるように
3. 箇条書きを使う


3. 大事なメールは返事をもらう

大事な用件でメールをしたのに、相手から返信がない。そのうち「ちゃんと届いたかな」と不安になる。でも、直接相手に「届きましたか」と確認するのは気が引ける。そんな経験はありませんか?

大切な内容を送るときは、「受領」の返事をもらうようにしましょう。お願いする方法はカンタンで、次のフレーズを書き添えてみてください。
大事なメールは返信をもらおう!

大事なメールは返信をもらおう!



まずは受領の返信だけでもくだされば幸いです。

ほかには、メールソフトの開封確認(開封通知)を使う方法もあります。ただ、不快に感じる人も5割いるとか。それより感じのよいフレーズで「お願い」しましょう。

4. 宛先はアドレス帳から選ぶ

OutlookやGmailなどは、オートコンプリート機能といって名前やメールアドレスの一部を入力すると、連絡先や履歴から候補のアドレスが表示されるしくみがあります。

例えば、山本さんにメールを送りたいときは、「山」や「y」を入力すると複数のアドレスが出てくるので、その中から選ぶだけ。アドレス帳から探すよりスピーディに宛先入力ができるので便利です。

その反面、宛先を間違えやすいので注意してください。実は私のところにも、他社の鈴木さんへ送るべきメールが間違って届くことがあります。なにせ鈴木は日本で2番目に多い名字ですから、たくさんの候補者が出てきて選択ミスをしたのでしょう。

誤送信は情報漏えいにつながります。多少面倒でも、宛先はアドレス帳から選ぶようにしましょう。

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今回はメールにありがちなミスをテーマにしました。
ガイド 鈴木真理子の新著

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