ビジネス文書/メールのビジネスマナー

添付し忘れなどを防ぐメールワザ……ミスをしない人はやっている!

今回は添付し忘れなど、メールにありがちなミスを挙げながら、それらを防ぐワザや習慣をお伝えします。メールでミスをすると、やり直し・再送・謝罪など、ドンドン仕事が増えていきます。これらのミスをなくすにはちょっとしたテクニックを身につけるのが一番!

鈴木 真理子

執筆者:鈴木 真理子

ビジネス文書ガイド

<目次>

1. 添付ファイルは本文を書く前に付ける

添付し忘れなどを防ぐメールワザ

添付ファイルのモレをなくそう

メールにファイルを添付したかったのに、ウッカリ忘れることはありませんか? 1通で済むはずが2通送信することになり、「先ほどは添付をし忘れまして……」と謝る。これは、なんとも格好が悪い! ぜひ添付ミスをなくしましょう。

ファイルを添付するなら、本文を書く前に添付しましょう。先に本文を書きあげてしまうと、ホッとして添付しないまま「送信」してしまう人がいるからです。 

さらに、件名には「添付2」などファイルの総数を入れておくようにします。そうすると送り手は最終チェックができ、もらった相手は正しく2つ届いているかを瞬時にチェックできるでしょう。

件名の例 : 【資料送付】〇〇会議(添付2)
 

2. メールの分量は一度に画面に表示できるまで

相手に届いているのに、読んでもらえないメールがあります。

その原因のひとつに、本文が長すぎることが挙げられます。ダラダラと書いたり、改行していなかったり、「P.S.」や「追伸」があると、ビジネスよりもプライベートメールを連想させます。その結果、読み飛ばされたり、捨てられてしまう場合があります。

そこで対策! メールの分量はスクロールしないで一度に画面に表示されるまでにしましょう。書き方は次の3つを参考にしてください。

1. 結論を前にもってくる
2. 件名は、本文を要約して内容がひと目でわかるように
3. 箇条書きを使う

 

3. 大事なメールは返事をもらう

大事なメールは返信をもらおう!

大事なメールは返信をもらおう!

大事な用件でメールをしたのに、相手から返信がない。そのうち「ちゃんと届いたかな」と不安になる。でも、直接相手に「届きましたか」と確認するのは気が引ける。そんな経験はありませんか?

大切な内容を送るときは、「受領」の返事をもらうようにしましょう。お願いする方法はカンタンで、次のフレーズを書き添えてみてください。

まずは受領の返信だけでもくだされば幸いです。

ほかには、メールソフトの開封確認(開封通知)を使う方法もあります。ただ、不快に感じる人も5割いるとか。それより感じのよいフレーズで「お願い」しましょう。
 

4. 宛先はアドレス帳から選ぶ

OutlookやGmailなどは、オートコンプリート機能といって名前やメールアドレスの一部を入力すると、連絡先や履歴から候補のアドレスが表示されるしくみがあります。

例えば、山本さんにメールを送りたいときは、「山」や「y」を入力すると複数のアドレスが出てくるので、その中から選ぶだけ。アドレス帳から探すよりスピーディに宛先入力ができるので便利です。

その反面、宛先を間違えやすいので注意してください。実は私のところにも、他社の鈴木さんへ送るべきメールが間違って届くことがあります。なにせ鈴木は日本で2番目に多い名字ですから、たくさんの候補者が出てきて選択ミスをしたのでしょう。

誤送信は情報漏えいにつながります。多少面倒でも、宛先はアドレス帳から選ぶようにしましょう。
 

ミスをなくしたい方にはガイドの著書も!

今回はメールにありがちなミスをテーマにしました。
ガイド 鈴木真理子の新著

ガイド 鈴木真理子の著書



ガイドの著書『やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ』には、「メール・ビジネス文書」のほか、「整理・整頓」「メモ・ノート」「報連相」「スケジュール・時間管理」「仕事の習慣」「日々の心構え」などの章があり、77のワザを載せています。

ミスなく速く仕事をするために、ぜひご活用ください。

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