議事録の書き方！会議などの内容を記録に残す議事録
議事録なら◯◯さん、と言われるようになりましょう。
＜目次＞
議事録の書き方のポイント：フォーマットを決めておく
あなたの職場では議事録のテンプレートやフォーマットがありますか？議事録をWordやExcelでつくる会社、メールにテキストで書く会社などそれぞれでしょうが、いずれにしても、毎回同じ項目を入れるので、フォーマットがあったほうが断然ラクです。もしなければつくるように提案しましょう！フォーマットを決めて共有フォルダーに入れておきます。
議事録の例と定型部分
では、実際の議事録の例を紹介しましょう。WordやExcelの場合、例のように表の形式にすると、スラスラ書け、読む人もパッと見て理解できるのでおすすめです（字が読みやすいよう、上下2分割しています）。
議事録の書き方（上部分）
- 議事録のタイトル
- 会議の開催日時
- 会議の開催場所
- 当日の議題
- 出席者・欠席者
議事録のキモの部分は「決定事項」→「討議事項」→「懸案事項」の順
議事録の書き方（下部分）
- 決定事項…その会議で決まったこと
- 討議事項…結論に至るまでに出た意見
- 懸案事項…次回会議までの確認事項・次回会議の開催日時
報告書は基本的に結論先行なので、最初に来るのは「決定事項」です。
続いて理由や経過となる「討議事項」がきます。そして最後が「懸案事項」。この欄には次回までにやることや次回の会議日時を書きます。担当者の名前を書いて備忘録も兼ねれば、皆に感謝される議事録になるでしょう。時間軸が行ったりきたりしないように、未来につながる「懸案事項」は後にするのがポイントです。
一番大事なのは「決定事項」！「討議事項」はおおまかでOK
ある企業に伺ったとき「議事録を書くのに時間がかかって……」というお悩みを抱える人がいました。議事録を見せてもらうと、討議内容が事細かに書かれています。経営に関する役員会議などであればともかく、例のような職場の打ち合わせなら、討議事項には、誰が何を発言したかまで一言一句書かなくて大丈夫です。メモが追い付かなくなってしまいます。その分、間違えてならないのは決定事項と心得ましょう。議事録送付のタイムリミットは24時間
一般的に、議事録は24時間以内に発信します。なかには「会議終了後2時間以内」という企業もあります。つまり、議事録に時間をかけすぎてはいけません。段取り上手のあなたなら、会議が始まる前に議題や参加者など、わかる項目を埋めておきましょう。上司から議事録の内容にOKをもらってから発信しよう
会議を終え、もし記憶にあいまいな点があれば、遠慮なく他の参加者に確認をとってかまいません。そして上司に最終的なチェックをお願いし、GOサインが出てから発信します。急ぐあまり、間違った内容で発信したなら……。慌てて訂正版を作ったり、差し替えのお願いをしなければなりません。そんなムダはなくしたいものですね。議事録を難しく考える人がいるようですが、まずは5回、会議に参加し、議事録を書いてみてください。コツがつかめたら、もう怖いものなし！ぜひ議事録アレルギーを退治しましょう。
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