日報の簡単な書き方

日報の簡単な書き方

 

目標を忘れないで

日報を書くとき陥りがちなのが、目先の仕事だけ羅列することです。「今日はこれをやった、あれもやった、忙しかった」。もしも こんな日報を提出したら、あなたのがんばりが過小評価されてしまうかもしれません。ぜひ会社に貢献する視点で書くようにしましょう。企業では社員一人ひとりに目標があり、それを達成するために毎日の計画が立てられます。そこで日報には、目標の項目を作ることをおすすめします。目標を毎日目にすれば、俯瞰的に仕事をとらえる習慣がつくからです。

では、営業担当者の日報を文例にしましたので、ご覧ください。
まずは、主にA4の上半分に書く内容です。
あ

 

目標に続いて、今日の仕事を時系列で簡潔に書きます。
敬語は使わずに。また定量的に数字を用いましょう。

次は、主にA4の下半分に書く内容です。
営業報告書の例

 

日報を書きながらキチンとふりかえりをし、明日の計画を立てましょう。
完成したら上長や先輩に提出し、コメントをもらいます。
 

日報の簡単な書き方のコツ

日報とは名の通り、定期的に毎日書くものです。ですから時間をかけずに仕上げましょう。悩んで書いていると、あっという間に時間が経ち、残業になってしまいます。では、速く書くコツを3つご紹介します。

1.日報用の書式を使う
あなたの会社では、日報の決められた書式がありますか? もしなければ、自分で作ってしまいましょう。そのときはビジネス文書の書式でなく、表形式にするのがおすすめ! 空白箇所を埋めるだけなので、ダンゼン速く書けるからです。そもそも日報は社内で読むものなので自由度も高いのです。また、パッと見てわかる日報は、忙しい読み手にとってもありがたいものです。

2.使い回し&コピペしてOK
日報を保存しておけば使い回しができます。たとえば、今月の目標は1か月間そのまま、書き直さなくてOK。前日に書いた「明日の計画」は、翌日の仕事になるので、コピペして済ませましょう。 

3.スキマ時間に書いてしまう
スキマ時間を活かそう

スキマ時間を活かそう


外回りの多い営業職は、アポとアポの間など予想外のスキマ時間ができてしまうことがあります。また移動時間だってあることでしょう。もし、ぽっかり時間ができたなら、先回りをして日報の項目を埋めておくのも一案です。できる人は時間の使い方もうまいものです。
 

PDCAサイクルが自然と回せるようになる

とはいえ、「日報を毎日書くなんてうんざり~」、そう思う人は少なくありません。でも日報にはPDCAサイクルという目的もあります。

Plan(計画)-Do(仕事)-Check(ふりかえり)-Action(改善)というサイクルが、日報を書き続けることで自然と回せるようになるからです。文例でもPDCAの4つの項目があることに気づかれましたか?
 

自分の仕事の1年後を楽しみに日報を書こう

昨日よりも今日、今日より明日。私たちがそんな風に成長できたら、きっと仕事も楽しくなることでしょう。ただ実際には、「成果が出ないな~」「私は能力が低いのかも」と落ち込むことだってあります。そんなときでも、日報はあなたの味方。成長している証になってくれます。

なにより、それを読んでアドバイスをくれたり、励ましてくれる先輩や上司がいるなんてステキなことではないでしょうか。ときにはミスをして叱られることだってあるかもしれません。でも、1年後に日報を読み返したなら、「あの頃があるから今の自分があるんだ」と、きっと自信がもてることでしょう。さあ、そんな近い将来を楽しみに、あなたも日報を書いてみませんか。

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