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面談は能力を向上させるチャンス

パフォーマンス•レビューという言葉が最近よく聞かれるようになりました。いわゆる目標面談ですが、この言葉の中に含まれているニュアンとしては、その人のパフォーマンスを棚卸して評価し、次の目的に向けてのゴール設定をすることです。

部下を持つ者にとって評価面談は、部下の能力を次のレベルに引き上げるチャンスですが、人によっては、部下の面談が苦手な人もいるでしょう。かつて立てた目標の達成度合いを確認し、次の目標設定とそこに向けて何に取り組むかについて話し合うのは、まさにコーチングです。今回は、面談で特に有益なコミュニケーションについてご紹介します。

面談に必要なコミュニケーション力をチェック

今まで自分が行ってきた面談を振り返ってみましょう。面談が終わった後、何をその時間内で達成できたでしょうか。面談は限られた時間内で実績を振り返り、次に向けてのモチベーションを上げる場ですから、かなり高度なコミュニケーションスキルが求められます。

以下は、効果的な面談を行う際のコミュニケーションチェックリストです。あなたが行っている面談を振り返りチェックをつけてみてください。

□ 私はいい聞き役にまわっていた
□ 私の考えに誘導していなかった
□ 部下の現状に対するフィードバックをした
□ 部下の実績に対して承認をした
□ 部下の評価をふまえた上で、次の行動へのフォローをした
□ 部下に何を期待しているかを伝えた
□ 部下の未来に向けた問いかけをしていた
□ 部下の将来についてのビジョンについて話させた

どうでしょうか?以上の5項目以上にチェックがつくようでしたら、部下にとって面談は効果的なものであったことでしょう。それ以下でしたら、取り組む課題があります。

上司の一方的な話は、部下の自発的な行動を減らす

面談は、2人が向き合ってお互いに考えていることを伝える場ですから、双方向性のコミュニケーションが行われます。もし、面談であなたが一方的に話をしたとしたら、相手は「言いくるめられた」とか「話したいことを話せなかった」と感じ、その後の自発的な行動に影響を及ぼします。逆に、言葉のキャッチボールがあり、相手も自分が伝えたいことを十分に伝えることができれば、満足度は高くなり、その後の行動にもオーナーシップが生まれます。

そこで、面談でのキャッチボールをうまく行かせるためには、以下のことに注意を払ってください。

■客観的に話せる材料を用意する
面談を受ける人の前回の面談表、今期の業績、360度フィードバック、事前面談表など、相手のパフォーマンスを客観的に評価できる材料を用意しておきます。それがないと、お互いが主観的な立場でしか話すことができず、双方の認識が食い違う時に苦心します。

■今回の面談の目的について同意がある
「今日は30分話します」「今日は、今期の業績を見直し、来期に向けて何に取り組む必要があるかについて話し合います」「あなたが取り組みたいと思っていることについてできるだけ共有する時間にします」など、達成したいことを伝え、「他に○○さんが加えたいことはありますか」と聞き、お互いに面談の目的について同意します。

■面談中の会話を続けることに同意がある
「今は、○○さんの課題について話をしていますが、これをもう少し続けていいですか?」「○○さんからもっと話したいことはありますか?」など聞いて、今行っている会話を続けることに同意します。相手がもう話したくないとか、聞きたくないという態度になったり、面談する側もそのような態度を取ると、会話は一方通行になり、一方が相手を言い負かせてしまうという構造に入ってしまいます。

■適切な距離を持つ
会話をする際には、相手との距離感も大事です。物理的に距離が近すぎたり、逆に遠すぎたり、言葉遣いや態度などにも適切な距離感があるどうか認識すること。これは、非常に感覚的なものですが、面談のような場面では、できる限りお互いが公平に話ができるようフラットな感覚で話すと効果的です。

■自分の内面の変化に注目する
コミュニケーションは話している相手との間だけではなく、自分自身との間で起こっていることにも注目しましょう。「あ、今緊張しているな」とか「今いい感じでお互いのことを話せているな」など、自分の内面にも注意を払うことです。「今、この人を言い負かそうとしているな」などに気づくと冷静になり、やめてみたり、違うアプローチを取ることができます。