慌てず、スマートに異動するためのマナー

人事異動や転勤の発令を受ける人が多くなるのが春や秋の季節。慌てず騒がずスマートに対処するにはどうすればよいのでしょうか。お得意様や周りの社員に迷惑をかけないご挨拶のマナーをみてまいりましょう。

【異動・転勤前】仕事の引継ぎやることマニュアル

汚れやホコリをキレイに取り除き、次の方へとバトンタッチします

汚れやホコリをキレイに取り除き、次の方へとバトンタッチします

転勤や異動は別れと新しい出会いを意味します。別れの際には引継ぎを完璧にし、お世話になった方へ感謝の気持ちを伝えましょう。急な発令で慌ててしまい、引継ぎにモレが生じてしまうと、受ける側(後任者)やお客様にもご迷惑をかけてしまいます。そのようなことが起きない為に、チェックリストを作っておくことをオススメします。

以下、時系列のやること(TODO)マニュアルです。
□にレを入れてチェックリストとしてお使い下さい。

業務の引継ぎ
漏れがないように引き継ぎノートを作るかデータにして、後任者が常に確認できるようにします。後任者が迷った時、いつでも気軽に聞けるような体制を整えますしょう。どのフォルダに何が入っているかをメモしておくと便利です。

お得意様へのご挨拶
会社の周知許可日までは秘密厳守が基本です。周知許可日に電話でお知らせし、「近々ご挨拶にお伺いします」と伝え、異動前に後任者同行でご挨拶に行きます。

お世話になった方へのご挨拶
周知許可日に即一報入れることが、人間関係をより良くします。早く知らせることは相手の存在を認める行為なので、好印象を与えます。転勤直前に改めてご挨拶しましょう。

デスクやロッカーなどの身辺整理
書類は確認しながら後任者に渡し、手順のよい方法があったら教えましょう。机・ロッカーは雑巾がけをし、メラミンスポンジなどを使って手垢や汚れも落としておきます。

転勤当日の挨拶
事前に送別会をして頂いていたら、この時改めてお礼を申し上げます。そして、感謝を込めて心ばかりの品をお渡しします。
例:みんなで食べられる個別包装のお菓子など。2,000円~3,000円程度

【異動・転勤後】仕事の引継ぎやることマニュアル

TO DOリスト(=やることリスト)を作っておくと便利。やることがたくさんありすぎてもパニックにならずに済みますね

TO DOリスト(=やることリスト)を作っておくと便利。やることがたくさんありすぎてもパニックにならずに済みますね

次は異動・転勤後のTODOマニュアルです。順番に見てまいりましょう。

新しい職場に慣れる
『郷に入っては郷に従え』です。新任先に溶け込むには上司や仲間の名前を早く覚えましょう。そして、習慣や恒例行事には率先して参加することです。

たとえ、今までとやり方が違い不合理さを感じても、すぐに意見は言わず人間関係を構築してから少しずつ言いましょう。謙虚な姿勢が高感度大です。

贈り物を頂いた場合の返礼
個別に贈り物を頂いた場合は、気持ち程度(2,000円~3,000円程度)の品物をお返ししましょう。転勤の場合なら新任地の名産品を送って差し上げるのも喜ばれます。必ず別送で送り状をつけます。

転勤挨拶状の送付
転勤の場合は1ヶ月以後2ヶ月以内には送付しましょう。今後の抱負を書入れた挨拶状を出します。挨拶状は、今まで築いた人間関係を断ち切らずに継続させる役割をします。

異動・転勤の際の挨拶状の書き方

  • お取引先やお客様に対するお礼とご挨拶の言葉を述べます。個人的な挨拶状とは異なりますので注意が必要です。
  • 同じ職場の上司や同僚にあてても使えます。
  • 今後の抱負を盛り込みます。
  • 転勤後、1ヶ月ぐらいが経った頃から2ヶ月以内には出しましょう。

挨拶状のサンプル記入例

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転勤の場合は1か月ぐらい経った頃に、今後の抱負を入れた挨拶状を出します。挨拶状は今までに築いた人間関係を断ち切らずに継続させる役割をしてくれます

  1. 頭語と結語は呼応する組み合わせで。「拝啓」と「敬具」、「謹啓」と「敬白」など
  2. 時候の挨拶
  3. 異動した月日
  4. 新任地
  5. お世話になったお礼
  6. 変わらぬお付き合いのお願い
  7. 新しい所属部署名
  8. 住所とあなたの氏名など

人事異動は別れと出会いです。別れといっても縁が切れるわけではありません。挨拶状は人とのご縁を繋ぎ止め、新たなご縁を結ぶきっかけになります。

「立つ鳥跡を濁さず」「郷に入っては郷に従え」これは、将来の仕事を円滑に進めるコツです。

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