初めて会った方と必ず交換するのが「名刺」です。増えてくると、整理や保管に困ります。皆さんは、どんな方法で管理されていますか?

名刺管理ソフトキチンと整理せずに、アチコチへ置いておくと…。迎えた年末、年賀状の宛名書きをする間際になって、あわてることにも。その年に名刺交換した方のデータを住所録へ追加するのも、まとまるとちょっとした作業になります。

そんな時のお助けツールに『名刺専用ソフト』があります。ソフトに付属の専用スキャナに名刺を通すだけで、自動登録。すぐに住所録が完成!というのがこのソフトの売りです。そこで、専用ソフトの機能や活用方法、人気ソフトの特徴をご紹介します。



名刺管理ソフト、活用のメリット


『名刺管理ソフト』の主なメリットは、次の3つです。

・スキャナで名刺を読み込み、手入力の手間が省ける
・必要な名刺情報を、簡単検索できる。
・入力データを、他のソフトで活用できる。

ただし、OCRソフトですから、100%正確に読み込めるわけではありません。誤変換は手で修正する必要があります。(デザイン性の高い名刺等は、読み取りが難しいことも。)それでも、全てを打ち込んでいくことを考えれば、かなり時間は短縮できるようです。

データベース化することで便利になるのは、やはり検索機能です。すばやく名刺データを見つけることができます。“あの人にコンタクトを取りたい!”と思った瞬間、(一体どこへしまい込んでしまったのか)アチコチ探し回ることは無くなります。

さらに、名刺交換した方の付加情報(面会日、仕事内容、印象等)が記録できます。すぐお付合いが始まらなくても、どんな方なのかをメモしておくと、意外な時に役立つことも。

一度、お目にかかっているということは、考えてみれば、ご縁があった方。出会いを育てるためにも、名刺を大事に扱いたいものです。


名刺専用ソフトの機能と特徴


専用ソフトの機能や、人気ソフトの特徴をまとめてみました。

ソフト選びのポイントは、先ず、名刺専用のスキャナが付属しているか、していないかです。後者の場合は、普段使用しているフラットベッドスキャナ等を利用します。

▼『名刺管理ソフト』の機能と特徴

●「やさしく名刺ファイリング V.4.0Win」 (メディアドライブ
低価格ながら、機能が充実しています。IP電話と連携して、名刺データから電話発信も実現。約800万件の法人辞書を搭載しているので、掲載企業であれば、電話番号から住所を引き出すことができます。名刺、地図、経路の各情報を一枚にまとめてWordで印刷できる、「訪問先印刷機能」もあり。営業マン向けの仕様です。
1)ソフト版定価:5,229円(税込)
2)小型専用スキャナ付定価:7,329円(税込)
3)カラー専用スキャナ付定価:13,440円(税込)
<主な機能>
・フラットベットスキャナからの読込機能。(※年賀状や暑中見舞等のハガキも管理可能。)
・履歴管理: 履歴情報、関連書類の添付管理(Word、Excel、パワーポイント他)。
・登録データの活用: はがき作成、メール、携帯、顧客管理、Yahoo!アドレスブック 他。
・印刷機能: リスト、名刺画像、タックシール、はがき宛名、システム手帳用紙への印刷。
・1クリックでメール起動。
・IP電話と連携。
・英語名刺サポート。

<営業活動支援>
・住所へのアクセス検索: 地図検索、路線検索。(※路線検索ソフトは、別途購入要。)

=> 詳しい製品情報
=> 体験版ダウンロードはコチラから


●「スキャナde!!名刺整理 Ver.4Win」 (エー・アイ・ソフト
このソフトの特徴は、画面が実物の名刺ファイル風にデザインされていることです。ページをめくることもできて、通常の名刺フォルダやファイルのように、視覚的に分かりやすく管理できます。
1)ダウンロード版定価:5,040円(税込)
2)パッケージソフト版定価:7,140円(税込)
3)専用カラースキャナ付定価:13,400円(税込)
4)連続カラースキャナ付 ※読込セット枚数30枚。定価:31,290円(税込)
<主な機能>
・フラットベットスキャナからの読込機能。
・履歴機能: 複数のコンタクト履歴をカレンダー形式で一覧表示。関連書類の一括管理。
・登録データの活用: ハガキ作成、メール、携帯、顧客管理、グループウェア 他。
・印刷機能: 名刺一覧(画像)、はがき宛名、タックシール、システム手帳専用紙への印刷。
・1クリックでメールが起動。
・英文名刺サポート。

<営業活動支援>
・住所へのアクセス検索: 地図検索、路線検索。(※路線検索ソフトは、別途購入要。)

=> 詳しい製品情報
=> 体験版ダウンロードはコチラから


●「本格読取 おまかせ名刺管理Win」 (ソースネクスト
ソフト版は、名刺OCRジャンル内で最も安価。必要最低限の機能のみでOKの方に最適です。スキャナで一気に取り込んだ名刺画像を、ドラッグ&ドロップするだけで自動読み取り。テキスト化して住所録を作成できます。検索見出や表示項目を追加するなど、カスタマイズして、自分に合わせた検索画面を作成できます。
1)ソフト版定価:2,079円(税込)
2)スキャナ付(モノクロ)定価:8,379円(税込)
<主な機能>
・フラットベットスキャナからの読込機能。(※デジカメ、携帯の画像からの読取り可。)
・履歴管理: メモ書き追加、ファイル添付、年賀状を出したか等の情報を残せる。
・登録データの活用: 他のソフトに書き出すことができる。「携帯電話8」との連携。(※別途購入要。)
・印刷機能: 名刺一覧(画像)、ハガキ、ラベル印刷。
・1クリックでメールが起動。

=> 詳しい製品情報

注:動作環境、スキャナとの互換性をご確認下さい。

名刺をパソコンに取り込んでデータベース化することは、入力作業が軽減されるとはいえ、現実的には、かなりマメさが要求されそうです。しかし、データ化することで、「名刺」のままではできないことが、色々と可能になります。

フリーにとって、人脈は財産。是非、出会いから豊かな人間関係を築くためにも、名刺データの管理は、キチンとやっておきたいものです。


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