グループウェア活用のコツ
グループウェア活用のコツについてもインタビューしてみました。ガイド：
あまり情報リテラシーが高くない社員が多い場合は事務局としてどういう工夫が必要となりますか
北都システム：
とにかく社員が使用することが大前提のため、部門管理者も巻き込んで利用を推進する必要があります。例えば、誰もが簡単に書き込めるようなコミュニティを作成する等、敷居を下げる事も必要です。趣味や雑談など業務外の話題も有効となります。
また情報量が少ないと継続して利用しなくなりますので、ナレッジマネージャ（事務局）による情報量の維持も必要です。情報を書き込むことに、とまどいを感じてしまう人が多い場合には、ナレッジ登録に工夫(管理者が良いと思った意見を採用する等)を凝らすことも可能です。弊社のサービスとして、ナレッジマネージャ育成サービスや、社員様へのIT教育サービスをご用意しております。
ガイド：
経営層は、どう参画するとより活性化しますか。
北都システム：
ナレッジマネジメントに経営層の参加は不可欠です。朝礼でナレッジによる効果を発表したり、「経営戦略案募集」などのイベントを行ったり、有効な投稿者に社長賞を出すなど、旗振り役として参画することでより活性化されます。ナレッジマネジメントが活性化しない、衰退してしまう、最大要因は経営層の不参加にあると考えております。
ガイド：
グループウェアの機能で他社の製品とここが違うよというところはありますか
北都システム：
スケジューラ（社員予定表）はカレンダー形式(文字型)と異なり、バー形式を採用しております。これにより所在の曖昧さが無く、マウスのドラッグで簡単に登録できるメリットがあります。
そのほか、機能のカスタマイズが可能であり、また既にグループウェアをお使いで、そのまま使い続けたい場合は差し替えを行うことも可能です。
「HOT Knowledge」は十数名～数万名まで、幅広く対応が可能で自社サーバのほか、ホスティングやレンタルサーバを利用することも可能です。
ガイド：
ありがとうございました。
グループウェア活性化の要は経営者の参画
北都システムさんの「HOT Knowledge」はナレッジの書き込みに対して、例えばオークションで評価するときのように簡単な操作で評価できます。また使う人にあわせて表示するナレッジを変えるなど、グループウェアを活性化する仕組みが組み込まれています。その上でグループウェアを活性化するには、やはり経営者の参画が必須です。社員の書き込みに対し、社長からのコメントや、「あのナレッジ良かったぞ」という一言がモチベーションアップになります。
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